Введение
Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, в течение 1-го квартала 2018 года значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы облгосархива. На прошедшем в январе 2018 года собрании коллектива государственного архива области были даны разъяснения 10 основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников облгосархива.
За 1-ый квартал 2018 года по разработанному плану были проведены
3 аппаратных занятий:
-об итогах работы архива за 2017 год и об итогах финансового года;
-«Послание Президента народу Казахстана, 10 задач развития страны»;
-«Порядок оформления приказов».
Проведены 9 заседании экспертной комиссии..
Сотрудникам проведен ежегодный инструктаж по технике безопасности.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
По состоянию на 01.04.2018 года в государственном архиве Акмолинской
области числится 1403 фондов, 449587 ед.хр., в том числе:
управленческой документации постоянного хранения 404302 ед.хр.;
долговременного и временного хранения 2996 ед.хр.;
по личному составу 29745 ед.хр.; личного происхождения 2289 ед.хр.;
научно-технической документации 869 ед.хр.; фотодокументов 8686 ед.хр.;
фонодокументов 149 ед.хр.; кинодокументов 466 ед.хр.;
видеодокументов 85 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов в первом квартале было улучшено физическое состояние 120 ед.хр. в том числе отреставрировано 72 ед. хр. / 75 листов, подшито 48 ед.хр., содержащих 4691 листов по фондам № 37 «Атбасарская уездная советская рабоче-крестьянская милиция»; № 1239 АО «Акмола-Авиа» и др.
Закартонировано — 2000 ед. хр.
Восстановлен затухающий текст по фондам № 34 «Атбасарский уездный земельный отдел», № 3 «Отдел здравоохранения уездного исполкома», № 39 «Макинский волостной исполком», № 37 «Атбасарская уездная рабочее-крестьянская милиция» — 30 листов.
Выявлено 26 ед.хр. особо ценных дел по фондам № 1434 «Лесохозяйственное объединение при акиме Кокшетауской области», №1437 «Кокчетавский областной отдел водного хозяйства».
Проведена проверка наличия и состояния дел фондов, переданных из государственного архива города Кокшетау — 3000 ед. хр.
Продолжается работа по перешифровке фондов. Всего перешифрованно — 3000 ед.хр.
Также проведена проверка наличия и выверка комплектов партийных учетных документов — 140 фондов.
Принято на государственное хранение:
- в связи с реорганизацией:
- ф. 1673 «Есильская путевая машинная станция» — 386 ед.хр. по л/с;
- ф. 1674 «Кокшетауская путевая машинная станция Костанайской дирекции по ремонту пути ТОО «Компания «Жол жондеуши» — 189 ед.хр. по л/с;
- в связи с ликвидацией:
- ф.1622 ГККП «Областной центр формирования здорового образа жизни» 1 ед.хр. пост., 46 ед.хр. л/с;
- в связи с истечением срока ведомственного хранения:
- ф. 1675 ГУ «Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам ГП РК по Акмолинской области» — 431 ед.хр. пост.
- ф. 1676 «Кокшетауское областное государственное предприятие почтовой связи» — 35 ед.хр. пост.;
- ф. 1677 «Акмолинский областной филиал республиканского государственного предприятия почтовой связи» — 16 ед.хр. пост.;
- в связи с отсутствием помещения для ведомственного хранения:
- ф. 1653 «Управление архивов и документации Акмолинской области» — 31 ед.хр. пост.
- ф.1115 «Коллекция документов по истории Акмолинской области» — 1 ед.хр. пост.
Всего принято 1136 ед.хр., в том числе 515 ед.хр. документов постоянного хранения, 621 ед.хр. по личному составу.
Создано пять новых фонда с № 1673 по № 1677:
- ф. 1673 «Есильская путевая машинная станция»;
- ф. 1674 «Кокшетауская путевая машинная станция Костанайской дирекции по ремонту пути ТОО «Компания «Жол жондеуши»;
- ф. 1675 ГУ «Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам ГП РК по Акмолинской области»;
ф. 1676 «Кокшетауское областное государственное предприятие почтовой связи»;
- ф. 1677 «Акмолинский областной филиал республиканского государственного предприятия почтовой связи».
В течение квартала была продолжена работа по переработке описей фондов:
- ф. 60 «Атбасарский райком Компартии Казахстана», ф. 88 «ППО Атбасарского райкома партии», всего переработано — 254 ед.хр., остаток уменьшился — 53 ед.хр.
Проведена экспертиза ценности документов временного срока хранения, находящихся на государственном хранении 8 фондов — 433 ед.хр.:
- ф.1668 «Спортивный клуб по игровым видам спорта»- 4 ед.хр.
- ф.1622 «Областной центр формирования здорового образа жизни»- 58 ед.хр.
- ф.1611 «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства»- 62 ед.хр.
- ф.1599 ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области» — 172 ед.хр.
- ф. 1597 ГУ «Департамент по защите прав детей» — 15 ед.хр.
- ф. 1588 ГУ «Управление по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, организации предупреждения и ликвидации аварий и стихийных бедствий Акмолинской области» — 75 ед.хр.
- ф. 1587 Акмолинский филиал АО «Страховая компания Эко Полис» — 27 ед.хр.
- ф.1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» — 20 ед.хр.;
Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» — всего внесено 51 фонд.
За отчетный период работникам архива из архивохранилищ выдано — 2295 ед. хр.
Два раза в неделю осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом с помощью контрольно-измерительных приборов, показания фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
Ежемесячно проводится дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
В течение первого квартала 2018 года работа отдела контроля за ведомственными архивами облгосархива Акмолинской области была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах.
Подготовлены и согласованы на ЭПМК номенклатура дел (9)
1.ГУ «Департамент юстиции Акмолинской области»;
2.Департамент «Межведомственный расчетный центр социальных выплат»филиал некоммерческого Акционерного общества «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области;
3.ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора Министерства сельского хозяйства РК»;
4.ГУ «Управление ветеринарии Акмолинской области»;
5.РГУ «Департамент Комитета технического регулирования и метрологии по Акмолинской области»;
6.РГУ «Департамент охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения РК»;
7.ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
8.ГККП «Областной центр крови» при управлении здравоохранения Акмолинской области;
9.КГУ «Акмолинский областной музей Малика Габдулина».
Подготовлены и согласованы отделом 11 номенклатур дел.
Подготовлены и согласованы на ЭПМК положения о ведомственном архиве и об экспертной комиссии на государственном и русском языке (1)
РГУ «Департамент охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения РК».
Подготовлены и утверждены на ЭПМК описи дел постоянного хранения и дел по личному составу (4)
-Дворец спорта «Бурабай»;
-ГУ «Управление ветеринарии Акмолинской области»;
-РГУ «Департамент экологии по Акмолинской области Комитета регулирования и контроля Министерства окружающей среды;
-ГККП «Областная больница восстановительного лечения детей с поражением центральной нервной системы «Болашак» при управлении здравоохранения Акмолинской области.
Подготовлены и согласованы на ЭПМК акты на уничтожение документов (2)
-Дворец спорта «Бурабай»;
-РГУ «Департамент Комитета технического регулирования и метрологии по Акмолинской области».
Подготовлено и сдано на согласование ЭПМК акты на уничтожение документов (1)
- ГКП на ПХВ «Перинатальный центр при управлении здравоохранения Акмолинской области».
Подготовлены и согласованы правила по ведению делопроизводства на государственном и русском языке (3)
- РГУ «Департамент охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения РК»;
- ГУ «Управление физической культуры и спорта Акмолинской области»;
- РГКП «Центр судебных экспертиз Министерства юстиции Республики Казахстан».
Подготовлено и сдано на согласования ЭПМК положения о ведомственном архиве и об экспертной комиссии на государственном и русском языке (1)
-ГУ «Управление физической культуры и спорта Акмолинской области».
Подготовлены и сданы утверждение на ЭПМК номенклатура дел (3)
-РГУ «Департамент статистики по Акмолинской области»;
-РГУ «Кокшетауский технический институт Комитета по чрезвычайным ситуациям министерства внутренних дел РК»;
-ГУ «Управление физической культуры и спорта Акмолинской области».
Проведены 2 семинар- совещания: в ГККП «Поликлиника ветеранов и инвалидов ВОВ», ГУ «Управление координации занятости и социальных программ Акмолинской области» по теме: «Номенклатура дел — основа документации и формирование дел в делопроизводстве организации с обеспечением их сохранности на стадии ведомственного хранения».
Подготовлено и сдано на утверждение ЭПМК опись дел по личному происхождению (1): Демещенко Сергея Викторовича — война — интернационалиста.
Работа эксперта проверены и даны заключения по 18-ти организациям.
Работа эксперта ПДК и ведение секретного делопроизводства.
Работникам делопроизводственных служб оказывалась консультативная и методическая помощь в оформлении ОРД, систематизации и сохранности документов в учреждениях и организациях.
В течение первого квартала постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб 54 учреждений и организаций областного значения по номенклатуре дел, в связи ведением нового перечня со сроками хранения 2017 года.
Определенная часть рабочего времени была потрачена на оказание методической помощи в составлении номенклатур дел, научно-технической обработке документов учреждениям и организациям, не являющимся источниками комплектования облгосархива, но имеющих статус областных.
3.Отдел использования и выдачи документов
На 28.03.2018 исполнено 328 запросов от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера. Из них: социально-правового — 282, в том числе через ЦОН — 88, через ПЭП — 100; запросов тематического — 38 , генеалогического — 8.
Кроме того, от центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов исполнено 324 запроса.
Социально-правового характера: положительных — 92, отрицательных — 74,
непрофильных — 116.
Тематического характера: положительных — 27, отрицательных — 4,
непрофильных — 7.
Генеалогического характера: положительных — 2, отрицательных — 4,
непрофильных — 2.
Запросы центральных государственных органов,
загранучреждений, местных исполнительных органов: положительных — 22,
отрицательных — 37, непрофильных — 265.
22 января 2018 года при руководстве облгосархива было проведено совещание по обсуждению письма Агентства госслужбы и противодействию коррупции о выявленных нарушениях законодательства в сфере оказания государственных услуг. Присутствовало 8 человек — руководство и специалисты архива, занятые в оказании госуслуги «Выдача архивных справок». Специалиста отдела регулярно консультировали граждан по вопросам местонахождения документов, рассказывали заявителям о преимуществах подачи заявлений через ЦОН и ПЭП. Подготовлена статья «Мемлекеттiк маңызы бар iс» о работе госархива по государственной услуге «Выдача архивных справок».
В читальном зале оформлено 106 исследователей, зарегистрировано 240 посещений, им выдано 120 единиц хранения, сделано 48 копий.
Темы исследовательских работ: «Положение детей в годы войны в Северном Казахстане», «Святые места Акмолинской области», «Политика репрессий в архивных документах» и др.
Подготовлен сборник документов и материалов по источникам личного происхождения «Люди в потоке истории», в котором опубликовано 50 документов на бумажных носителях, около 100 изобразительных документов, к изданию составлен научно-справочных аппарат, состоящий из предисловия, списка сокращенных слов, списка использованных источников.
Начата работа над книгой-альбомом «Акмолинская область в архивных документах».
В соответствии с планом публикации государственного архива Акмолинской области подготовлена статья «Помним имя героя» к 100-летию со дня рождения Героя Советского Союза Виктора Булавского, которая опубликована в газете «Кокшетау сегодня».
В рамках программы «Рухани жангыру» с 24 февраля по 4 марта начальник отдела находилась в командировке в центральном архиве Республики Казахстан с целью выявления документов по истории Акмолинской области.
Продолжилась работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 250 карточек.
4.Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий за 1 квартал 2018 года была проведена следующая работа:
Сканирование документов составило 705 ед.хр. 44500 листов;
Подшивка дел — 705 ед.хр.;
Обработка цифровых данных — 44500 изображений;
Установка актуальных обновлений программного обеспечения — 60;
Пополнение БД «Ветеран труда» — 300 фамилий;
Консультация сотрудников по работе в программе MS Excel;
Размещение информации на сайт — 32;
Ремонт компьютеров — 8 шт;
Дизайн и распечатка грамот, поздравлении — 21
5.Организационно-информационный отдел
В 1 квартале 2018 года организационно-информационным отделом были выполнены следующие виды работ:
Была начата работа по реализации программы «Рухани жаңғыру» и подпроектов «Акмолинская область в архивных документах», «Өлке тарихы — ел тарихы», «По страницам истории».
Проведена презентация I-го проекта «Акмолинская область в архивных документах», которая состоялась 17 января 2018 года. Руководителем отдела Кукушевой Н.Э. была проведена экскурсия для приглашенных гостей и региональных СМИ.
По деятельности архива и реализации программы «Рухани жаңғыру» облгосархивом АО РТРК «Казахстан-Кокшетау» выпустил 2 телесюжета.
1 телесюжет — 18 января на основе презентации Iпроекта «Акмолинская область в архивных документах», состоявшейся 17 января 2018 года;
2 телесюжет — 14 марта на основе презентации выставки архивных документов «Қазақ латын әлiпбиi тарихының архив құжаттары в атриуме предриятия АО «Кокшетауминводы».
В рамках реализации I-го проекта «Акмолинская область в архивных документах», в выставочном зале облгосархива были проведены 96 экскурсий, общий обхват количества людей составил — 1581 человек, количество заполненных анкет составил -428 анкеты. Постоянно действующую выставку архивных документов посетили учащиеся средних школ г. Кокшетау, студенты колледжей, университетов, сотрудники бюджетных организаций, слушатели курсов ИПК «Орлеу» Акмолинской области, аппарат акима Акмолинской области и др.
Сотрудниками отдела были организованы 2 выставки. 13 марта была проведена презентация выставки архивных документов «Қазақ латын әлiпбиi тарихының архив құжаттары» в атриуме предриятия АО «Кокшетауминводы»; 28 марта на базе Казахского педагогического высшего колледжа им. Ж. Мусина организована выставка архивных документов «Қазақ латын әлiпбиi тарихының архив құжаттары».
В январе был создан клуб «Юный исследователь», разработаны положение, план работы клуба, 17 января проведено первое организационное заседание с учащимися Назарбаев Интеллектуальной Школы г.Кокшетау, избран актив клуба, разработана тематика для написания научно-исследовательских проектов. В рамках данного мероприятия произошла встреча членов клуба «Юный исследователь» с профессорско-преподавательским составом Кокшетауского государственного университета им. Ш. Уалиханова, зав. кафедрой «Отечественной истории и АНК» к.и.н. Базаровым К.Т. и зав.кафедрой «Всеобщей истории и философии» к.и.н. Кушпаевой А.Б.
Также 18 января было проведено организационное заседание клуба «Юный исследователь» с учащимися Центра внешкольной работы «Аулет» г.Кокшетау. Был избран член в актив клуба «Юный исследователь» из числа учащихся «Аулета». Определены темы для написания научно-исследовательских проектов.
Основная работа клуба «Юный исследователь» в феврале — марте была направлена на поиск и подготовку архивных документов по темам научно-исследовательских проектов юных исследователей. С ребятами проводилась ежедневная работа в читальном зале с описями и делами фондов архива, по их темам. Было выдано 30 талонов членам клуба «Юный исследователь» для работы в читальном зале облгосархива.
Для выявления и сбора информации по истории Акмолинской области сотрудниками архива осуществлены 2 рабочие поедки в ЦГА РК г.Алматы. Первая командировка состоялась с 29.01 по 02.02.2018 г., были привезены видеоматериалы об известных личностях, наших соотечественниках М.Габдуллине, И.Есенберлине, Т.Бегельдинове, С.Сейфуллине и др. Вторая командировка с 26.02 по 05.03.2018 г. Были привезены архивные матреиалы по истории региона досоветского периода.
Сотрудник отдела Ибраева Т.Т. приняла участие в научно — практическом семинаре «Латын графикасына көшу- оқушылардың функционалдық сауаттылығын дамыту қуралы», проводившегося 28 марта на базе Казахского педагогического высшего колледжа им. Ж. Мусина.
Взят на контроль и осуществлен сбор и учет статей опубликованных в региональных СМИ. По архивным материалам опубликованы — 10 статей. Статья «Уникальная карта области 1889 года» (газета «Акмолинская правда» №2 (19539) от 06 января 2018 года); Статья «97 жыл бұрынғы карта» (газета «Арқа ажары» №4 (18036) от 11 января 2018 года); Статья «Топографические историзмы» (газета «Казахстанская правда» от 16 января 2018 года); Статья «Ценный артефакт» (газета «Кокшетау сегодня» №2 (188) от 18 января 2018 года); Статья «Архивтегi ққжаттар сыр шертедi» (газета «Арқа ажары» №8 (18040) от 20 января 2018 года); Статья «Материалы память хранят» (газета «Степной маяк» №4 от 25 января 2018 года); «Помним имя героя» (газета «Кокшетау сегодня» №6 (192) от 15 февраля 2018 года. Автор: Полеткина О.Я.); «О герое «Зимней войны» (газета «Акмолинская правда» №23 (19559) от 24 февраля 2018 года. Автор: Полеткина О.Я.); «С лицом бойца, с душой поэта» (газета «Степной маяк» №10 (14604) от 01 марта 2018 года. Автор: С.Смагулов); «В «Кокшетауминводы» писали на латинице» (газета «Акмолинская правда» №31 (19567) от 15 марта 2018 года.
Сотрудники организационно-информационного отдела задействованы в реализации трех подпроектов. Работа в рамках программы «Рухани жаңғыру» продолжается.
6. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива
За отчетный период продолжена работа по своевременному информированию работников государственного архива о передовом опыте работы в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в областном архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За 1-ый квартал 2018 года подготовлены 22 аутентичных приказов по основной деятельности, 14 — по личному составу.
Проведено 3 заседания комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
Директор Т.Батырханов
