Новый 2017 год начался с Послания Главы государства, где в нём был дан старт третьей модернизации Казахстана. Коллектив госархива Акмолинской области воспринял с воодушевлением, для нас это руководство к дальнейшей активизации архивной деятельности. В госархиве прошло мероприятие, где было озвучено Послание Президента, с показом слайдов. Архивисты областного архива поддерживают программный документ, понимают основную цель и задачи, в реализации которой, как и все казахстанцы, будем принимать участие и мы архивисты.
В итоге кропотливой работы и проведённых мероприятий коллектива архива Акмолинской области достигаются результаты. В стадии пока решение — дефицита площадей, все архивохранилища уже заполнены. В нынешнем году запланировано введение в эксплуатацию архивохранилищ — мобильных стеллажей, что позволит увеличить приём документов. Завершён ремонт в здании архива области, преобразился, и похорошели холл, читальный зал, лестничные маршруты и другие
Для популяризации архивных документов, патриотического воспитания молодёжи, к юбилейным и памятным датам области, республики, проведено — 23 мероприятия. В том числе: в периодической печати опубликовано — 25 статей, информации, проведено 6 экскурсий, оказана методическая и практическая помощь организациям и учреждениям по вопросам ведения делопроизводства, в решении вопросов совершенствования ведомственной архивной работы, соблюдения требований и многое другое.
Конечно, материальная и моральная поддержка учреждения инициирует желание работать дальше, появляется интерес к выполнению своих обязанностей ещё лучше. А самое главное деятельность любого учреждения эффективна, если их поддерживают.
Деятельность госархива Акмолинской области в отчётном году была направлена на повышение качества и степени доступности государственных услуг, сохранение документального наследия и повышение информационного потенциала архивного фонда.
В этих целях госархивом области обеспечено: отделом обеспечения сохранности и государственного учёта документов улучшено физическое состояния документов, всего за 12 месяцев — 450 ед.хр., при этом отреставрировано — 290 (408 листов) ед.хр., и подшито — 160 ед. хр., закартонировано 6843 ед.хр., при плане 1200. Для данной работы приобретено 1000 архивных коробок.
Выявлено 25ед.хр. особо ценных дел, проверено наличие и состояние документов в количестве 20051ед. хр. При этом наличие документов на плёночной основе страхового фонда составило — 1224 ед. хр., это 722996 кадров. Принято на государственное хранение в связи с реорганизацией — 8180 ед.хр., в сравнении с прошлым годом — 4837 ед.хр. документов постоянного хранения. Создано 28 новых фондов и коллекция первичных партийных организаций. Всего переработано — 1616 ед.хр. Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» — внесено всего — 189 фондов. За полгода сотрудникам архива выдано для работы более 7-ми тыс. ед.хр.
Отделом контроля за ведомственными архивами в течение 2016 года выполнен в полном объёме и перевыполнен план по следующим направлениям работы в учреждениях и организациях: — Проведено 4 семинара, с показом слайдов, куда были приглашены представители делопроизводственных служб учреждений и организации области. Подготовлены и утверждены ЭПМК вне плана акты о выделении к уничтожению документов всего — 16. — Специалистами отдела оказана методическая и практическая помощь по подготовке и утверждению описей на ЭПМК шести областным учреждениям, как: -ГУ Управление финансов; — ГУ Управление экономики и бюджетного планирования; — ГУ Управление внутренней политики и другие.
Подготовлены и утверждены ЭПМК всего 105 материала по фотодокументам при плане — 25, при плане 10, исполнено 11 материалов по видеодокументам. В течение года была проведена работа по созданию фондов личного происхождения. В архив приняты 127 ед. хр., 284 документа, при плане 50. В 2016 году проведена паспортизация ведомственных архивов, в этом направлении была проведена соответствующая работа, были направлены в электронном виде во все организации и учреждения — источники комплектования облгосархива — письма, а также вручены нарочно. Специалисты отдела контроля ведомственных архивов провели разъяснительную работу по составлению паспортов ведомственных организаций. Все 124 организации сдали паспорта. При плане 800 документов в год, госархивом области принято 8180 ед.хранения на постоянное хранения, в связи с паспортизацией ведомственных архивов организаций и учреждений. Большая работа проведена в качестве эксперта, при этом было проверено на ЭПМК –всего 78 документа. Сотрудниками отдела была оказана помощь отделу обеспечения сохранности и госучёта документов по внесению в программу EXSELL 35 описи дел. Отдел активно принимал участие в проведении всех мероприятий, проходивших в архиве.
Отделом информации и использования документов были подготовлены 5 выставок,- это виртуальная выставка «Степная гавань», посвящённая 55-летию освоения космоса; тематические выставки — «И в тылу, и на фронте», «Листая страницы истории», а также информационное письмо из истории офтальмологической больницы, к 90-летию образования. Об активной пропаганде архивных документов в целом областного архива свидетельствуют многочисленные публикации в международных исторических, республиканских, областных и городских СМИ всего — 25 статьи, в 2015 году 13, например: в журналах: «Қазақстан мұрағаттары» «Редкие издания и книги из прошлого в архиве Акмолинской области», «Известия национального центра археографии и источниковедения» статья «В архивах отражение эпохи», в областной газете: «Акмолинская правда» — «О 106-ой казахской кавалерийской дивизии», «В тренде — эффективность», «Чтобы документы заговорили», в городской газете «Степной маяк» — «Выиграть в молодости — не проиграть в старости» и другие. Прошли телевизионные сюжеты по телеканалу «Казахстан — Кокшетау», всего — 5, пропагандирующие архивные документы и деятельность государственного архива области. Были проведены — 6 обзорные экскурсии по архиву, архивистом Кукушевой Н.Э. 5 — урока — лекции в учебных заведениях города по теме «Акмолинская область в годы Великой Отечественной войны», где в ходе уроков применялась интерактивная доска, при этом продемонстрировано 23документа, 33 слайда. Для активизации исполнения запросов проведено 4 семинара — совещания по государственной услуге «Выдача архивных справок» во фронт — офисах Государственной корпорации «Правительство для граждан» (ЦОНах города). По созданию именного каталога номенклатурных работников заведено 1066 карточек. За год 2016 года исполнено 1697 запроса от физических и юридических лиц социально — правового, тематического и генеалогического характера. Кроме того, от центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов поступило 946 запроса.
Отдел информационных технологий — на данный момент продолжается реализация проекта по оцифровке фондов архива, а также сканирование документов в плановом порядке. Для этого применяется сканирующая техника, которая гарантирует сохранность оригинала и качество электронной копии. Для полной активизации работы по данному направлению требуются скоростные сканеры, которые также в стадии решения. За 2016 год сканирование документов составило 708 ед.хр., это — 89349 листов. В программу «Ветеран труда» внесено — 720 фамилий при плане 500, выполняется и много другой работы, как: ремонт компьютеров, дизайн и оформление выставок, книг, брошюр и т.д. Неплохо показали себя в работе в прошлом году архивисты государственного архива области: Т. Лушина, А.Тасмаганбетова, М.Тулеубаева, А.Елемесова, Н.Кукушева, А.Нарымбаева, А.Жакупова, О.Полёткина, А.Байгандинова, Д.Темиржанов, З.Тыштыбаева, Р.Казов, и многие другие.
В послании Глава страны не просто ставит цели, он всё измеряет в конкретных цифрах, процентах и т.д. Задача сотрудников госархива области достойно идти в ногу со временем, в целом архивным учреждением будет продолжена осуществление комплекса мероприятий по дальнейшему повышению качества и эффективности выполнения социально — значимых задач по сохранению, формированию и использованию Архивного фонда Акмолинской области.