Введение
Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, в течение 1-го квартала 2017 года значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы облгосархива. На прошедшем в феврале 2017 года собрании коллектива государственного архива области были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников облгосархива.
За 1-ый квартал 2017 года по разработанному плану были проведены 3 аппаратных занятий:
-об итогах работы государственного архива Акмолинской области за 2016 год и задачах на предстоящий год;
-«Послание Президента народу Казахстана, основные направления»;
-«Составление номенклатуры дел в соответствии с типовыми правилами 2015 года» Проведены 7 заседании экспертной комиссии, а также проводится комплекс мероприятий по обращениям физических и юридических лиц в свете выполнения Закона РК от 12 января 2007 года №2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
Сотрудникам проведен ежегодный инструктаж по технике безопасности.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
По состоянию на 01.04.2017 года в государственном архиве Акмолинской
области числится 1389 фондов, 442448 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 400841 ед.хр.;
- долговременного и временного хранения 3038 ед.хр.;
- по личному составу 26364 ед.хр.;
- личного происхождения 2120 ед.хр.;
- научно-технической документации 869 ед.хр.;
- фотодокументов 8529 ед.хр.;
- фонодокументов 149 ед.хр.;
- кинодокументов 466 ед.хр.;
- видеодокументов 72 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов в первом квартале было улучшено физическое состояние 120 ед.хр. в том числе отреставрировано 72 ед. хр. / 149 листов, подшито 48 ед.хр., содержащих 3902 листов по фондам № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования»; № 1239 АО «Акмола-Авиа» и др. (Приложение № 1)
Закартонировано - 4010 ед. хр. по следующим фондам: № 25, 1480, 1486, 1495, 1504, 1512, 1636, 1637 и др.
Восстановлен затухающий текст по фонду № 204 «Штаб частей особого назначения» - 30 листов.
Выявлено 29 ед.хр. особо ценных дел по фондам № 127 « Приреченский волостной военный комиссариат», 129 «Ново-Колутоновский волостной исполком» и др. (Приложение № 2)
Проведена проверка наличия и состояния дел фондов - 6100 ед. хр. (Приложение № 3)
Продолжается работа по перешифровке. Всего перешифровано – 6100 ед.хр.
Проведена проверка наличия и выверка комплектов партийных учетных документов - 160 фондов.
Принято на государственное хранение: - в связи с реорганизацией:
- ф. 1636 ГУ «Управление комитета транспортного контроля по Акмолинской области» - 1 ед.хр. пост., 11 ед.хр. л/с;
- ф. 1640 Акмолинский областной филиал РГП на ПХВ «Центр по недвижимости»- 92 ед.хр. пост. 558 ед.хр. по л/с;
- ф.1641 Государственный проектный институт «Акмолагипрозем» - 308 ед.хр. по л/с.
- в связи с упразднением:
- ф. 1638 Целиноградский областной Совет добровольного физкультурно-спортивного общества (ДФСО) – 19 ед.хр. л/с;
- ф. 948 «Целиноградский областной комитет профсоюза рабочих строительства и промстройматериалов» - 8 ед.хр. л/с.
- в связи с ликвидацией:
- ф. 1531 ГУ «Территориальная земельная инспекция Комитета по управлению земельными ресурсами Министерства регионального развития РК по Акмолинской области» - 13 ед.хр. пост., 8 ед.хр. л/с;
- в связи с истечением срока ведомственного хранения:
- ф. 921 ГУ «Управление координации занятости и социальных программ Акмолинской области» - 223 ед.хр. пост.;
- ф. 1639 ГУ «Акмолинская областная универсальная научная библиотека им.М.Жумабаева» - 178 ед.хр. пост.
Всего принято 1419 ед.хр., в том числе 507 ед.хр. документов постоянного хранения, 912 ед.хр. по личному составу.
Создано четыре новых фонда с № 1638 по № 1641:
- ф. 1638 Целиноградский областной Совет добровольного физкультурно-спортивного общества (ДФСО);
- ф. 1639 ГУ «Акмолинская областная универсальная научная библиотека им.М.Жумабаева»;
- ф. 1640 Акмолинский областной филиал РГП на ПХВ «Центр по недвижимости»;
- ф.1641 Государственный проектный институт «Акмолагипрозем».
В течение квартала была продолжена работа по переработке описей фондов:
- П-25 «Целиноградский райком Компартии Казахстана», № П-467 «ППО Целиноградского райкома партии» взято в обработку – 191 ед.хр., в результате переработки вновь составлены описи на 187 ед.хр., остаток уменьшился – на 1 фонд и 4 ед.хр.;
- ф. 60 «Атбасарский райком Компартии Казахстана», ф. 88 «ППО Атбасарского райкома партии» взято в обработку – 187 ед.хр., в результате переработки вновь составлены описи на – 178 ед.хр., остаток уменьшился - 9 ед.хр.;
Всего по фондам – 365 ед.хр., уменьшилось - количество фондов на 1 фонд и остаток на 13 ед.хр.
Проведена экспертиза ценности документов временного срока хранения, находящихся на государственном хранении 7 фондов - 480 ед.хр.:
- ф.1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» - 164 ед.хр.;
- ф. 1571 РГП «Уранликвидрудник» - 12 ед.хр.
- ф. 1537 Акмолинского подразделения ликвидационной комиссии АО «Наурыз Банк Казахстан» - 25 ед.хр.
- ф. 1587 Акмолинский филиал АО «Страховая компания «Эко Полис» – 101 ед.хр.
- ф. 1588 ГУ «Управление по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, организации предупреждения и ликвидации аварий и стихийных бедствий Акмолинской области» - 49 ед.хр.
- ф. 1597 ГУ «Департамент по защите прав детей» - 26 ед.хр.
- ф.1599 ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области» - 103 ед.хр.
Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» - 51 фонд.
За отчетный период работникам архива из архивохранилищ выдано - 2712 ед. хр.
Два раза в неделю осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом с помощью контрольно-измерительных приборов, показания фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
Ежемесячно проводится дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ.
2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В течение первого квартала 2017 года работа отдела контроля за ведомственными архивами была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах.
Усовершенствованы и согласованы ЭПМК управления номенклатуры дел (6),
1. КГУ «Государственный архив Акмолинской области» управления архивов и документации Акмолинской области;
2. Акмолинский филиал РГУ «Национальный банк Республики Казахстан»;
3. ГУ «Управление экономики и бюджетного планирования Акмолинской области»;
4. Департамент «Научно-производственный центр земельного кадастра» - филиал некоммерческого акционерного общества «Государственная корпорация «Правительство для граждан по Акмолинской области;
5. РГУ «Акмолажоллаборатория» Комитета автомобильных дорог Министерства инвестиции и развития Республики Казахстан»;
6. РГП на ПХВ «Республиканская ветеринарная лаборатория».
Подготовлены и согласованы отделом 6 номенклатур дел.
Подготовлены и согласованы ЭПМК положения о ведомственном архиве и положения об экспертной комиссии на государственном и русском языках (5):
1. РГУ «Акмолажоллаборатория» Комитета автомобильных дорог Министерства инвестиции и развития Республики Казахстан»;
2. Канцелярия специализированного межрайонного суда по уголовным делам Акмолинской области;
3. Специализированный межрайонный суд по делам несовершеннолетних Акмолинской области;
4. Департамент «Научно-производственный центр земельного кадастра» - филиал некоммерческого акционерного общества «Государственная корпорация «Правительство для граждан по Акмолинской области;
5. ГУ «Департамент статистикм Акмолинской области».
Подготовлены и согласованы отделом правила по ведению делопроизводства на государственном и русском языках 7 учреждениям и организациям.
Подготовлены и утверждены ЭПМК (3) описи постоянного хранения
- Акмолинский областной филиал АО «Народный сберегательный банк РК»;
- Специализированный межрайонный экономический суд Акмолинской области;
- Специализированный суд по уголовным делам.
Подготовлены и согласованы отделом описи дел временного хранения (свыше 10 лет) специализированного суда по уголовным делам.
Проведено 1 мероприятие «Лучший ведомственный архив» по итогам паспортизации ведомственных архивов учреждений и организаций за 2011-2013 годы.
Проведен 1 семинар-совещание по теме: «Составление номенклатуры дел организации, порядок оформления дел» в ГККП «Акмолинский областной центр народного творчества и культурного досуга» при управлении культуры Акмолинской области для работников кадровых служб структурных подразделения управления культуры и районных домов культуры (присутствовало 30 чел.).
В течение первого квартала 2017 года оказаны консультации работникам делопроизводственных служб 34 учреждений и организаций.
3. Отдел использования и выдачи документов
На 17.03.2017 исполнено 350 запросов от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера. Из них: социально-правового – 318, в том числе через ЦОН – 87(24,8%) через ПЭП – 134(38,3%); запросов тематического – 25, генеалогического – 7.
Кроме того, от центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов исполнено 201 запрос.
Социально-правового характера:
положительных – 87
отрицательных – 53
непрофильных – 178
Тематического характера:
положительных – 18
отрицательных – 3
непрофильных - 4
Генеалогического характера:
положительных – 6
непрофильных - 1
Запросы центральных государственных органов,
загранучреждений, местных исполнительных органов
положительных – 15
отрицательных – 30
непрофильных – 156.
Подготовлена статья «Акмолинская область между двух революций», посвященная 100-летию февральской буржуазно-демократической революции, которая опубликована в газете «Акмолинская правда» (18.03.2017 № 31).
06.03.2017 в операционном отделе г. Кокшетау «Межведомственный расчетный центр социальных выплат» проведен семинар по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок».
10.03.2017 для руководителей архивной службы области проведена экскурсия по постоянно действующей выставке «Акмолинская область в архивных документах».
Велась работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 300 карточек.
4. Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий за 1 квартал 2017 года была проведена следующая работа:
Сканирование документов составило 191 ед.хр. 22970 листов;
Подшивка дел - 191 ед.хр. 22970 листов;
Обработка цифровых данных – 22970 изображений;
Установка актуальных обновлений программного обеспечения – 23;
Пополнение БД «Ветеран труда» – 280 фамилий;
Поиск документов для сборника «Первые руководители Акмолинского региона»;
Консультация сотрудников по работе в программе MS Excel;
Редактирование раздела «Структура» на сайте госархива Акмолинской области, размещение информации на сайт;
Ремонт компьютеров – 8 шт;
Дизайн и распечатка грамот, поздравлении – 9шт.
5. Организационно-информационный отдел
В январе 2017 года в структуре государственного архива Акмолинской области произошли изменения. В связи с необходимостью комплекса работ и мероприятий, обеспечивающих всестороннее использование документов Национального архивного фонда, находящихся на хранении в государственном архиве Акмолинской области и дальнейшего развития научно – исследовательской работы в госархиве был создан организационно – информационный отдел.
Были разработаны и утверждены документы организационно-информационного отдела: общее положение об отделе, годовой план работы отдела на 2017 год, поквартальный план работы отдела на 2017 год, должностные инструкции руководителя, археографа, архивиста, заведена номенклатура дел отдела.
За I квартал 2017 года организационно-информационным отделом были выполнены следующие виды работ:
Подготовлено 1 информационное письмо главному врачу Акмолинской психиатрической больницы, ГККП Раскулову Камиль Султановичу (Акмолинская область, Зерендинский район, п. Алексеевка ) «Об истории Акмолинской психиатрической больницы» в связи с 85–летием (1932) со времени открытия Акмолинской областной психиатрической больницы.
Подготовлено и проведено 3 мероприятия к знаменательным и праздничным датам. 16 февраля было проведено мероприятие «Ветераны – наша гордость», приуроченное к знаменательной дате, к 30-летию во времени создания Акмолинского областного Совета ветеранов. На мероприятии присутствовали заместитель председателя областного Совета ветеранов –Д.А.Ахметжанов; председатель Кокшетауского городского Совета ветеранов – Ш.Ш.Алиев; член городского Совета ветеранов – К.Х.Газизов; председатель Совета ветеранов села Красный Яр – Б.Г.Мукашев; заместитель председателя Совета ветеранов села Красный Яр – К.З.Кокушев; Почетный гражданин г.Кокшетау, ветеран труда – С.А.Аппасова, а также коллектив государственного архива Акмолинской области, представители региональных и городских СМИ.
1 марта было проведено праздничное мероприятие «Один народ - одна страна – одна судьба», приуроченное празднованию Дня благодарности. На меропрятии присутствовали директор ТОО «Той -дастархан», депутат Акмолинского областного маслихата, член Ассамблеи народа Казахстана, председатель депутатской группы межэтнического согласия «Достык» - Мащинская Елена Ивановна; заместитель председателя общественного объединения «Армянский культурный центр «Бари», преподаватель армянского языка школы «Шанырак» - Дегоян Рузанна Вазгеновна, а также коллектив государственного архива Акмолинской области, представители региональных и городских СМИ.
17 марта 2017 года была подготовлена и проведена - научно-практическая конференция «Роль архивных учреждений в Акмолинской области», были приглашены ученые – историки, исследователи, краеведы, занимающиеся научными исследованиями в области архивоведения, археографии и истории Северного региона Казахстана. При государственном архиве Акмолинской области впервые был открыт научно-методический совет. Сотрудники архива совместно с учеными – историками занимаются научно-исследовательской работой и запланировали выпуск сборника по материалам конференции.
18 марта 2017 года было проведено праздничное мероприятие «Наурыз – Ұлыстың ұлы күні», посвященное празднованию Наурыз-мейрамы. Были приглашены представители Лиги мусульманских женщин, солист и музыкант Акмолинской областной филармонии и другие гости. Мероприятие проводилось с целью сохранения и популяризации казахской национальной культуры, формирования у сотрудников интереса к истокам национальной культуры, воспитание казахстанского патриотизма. Во время праздничного мероприятия была подготовлена и проведена 1 лекция «Наурыз – праздник рождения весны» (составитель: Уалиев Т.А.).
Подготовлены и оформлены 2 выставки: тематическая выставка «Ветераны – наша гордость», приуроченная к знаменательной дате, к 30-летию во времени создания Акмолинского областного Совета ветеранов по фондам личного происхождения и тематическая выставка мини-музей экспонатов на тему: «Культура и быт казахского народа», посвященная празднованию Наурыз-мейрамы «Праздник весны и изобилия».
Проведены 5 экскурсий: из них 2 экскурсии по архивохранилищу: 16 февраля для ветеранов труда Акмолинского областного Совета ветеранов и 21 февраля для студентов 2-3 курсов специальности «Пожарная безопасность» Кокшетауского технического института; 3 экскурсии по постоянно действующей выставке «Акмолинская область в архивных документах». 01 марта экскурсия для представителей Чувашского этнокультурного объединения, Армянского этнокультурного объединения «Бари»; 10 марта экскурсия для директоров районных государственных архивов; 17 марта экскурсия для приглашенных гостей, членов научно-методического совета, участников научно-практической конференции «Роль архивных учреждений в истории Казахстана».
По архивным материалам опубликованы 5 статей: Эвакуация, депортация и научные открытия» (Акмолинская правда» от 12.01.2017), Хранители документального наследия (Акмолинская правда» от 21.02.2017), «Прерванный бег» (Степной маяк от 21.02.2017), «Солдат двух войн...», посвященная 120-летию со дня рождения Веденеева Н.Д., Героя Советского Союза, в годы гражданской войны председателя ревкома г.Атбасара (Акмолинская правда, была отправлена на публикацию 06.03., прошла утверждение редакционной коллегией) (автор: Кукушева Н.Э.); статья «Акмолинская область между двумя революциями», посвященная 100-летию февральской буржуазно-демократической революции, (Акмолинская правда № 31 от 18.03.2017 Полеткина О.Я.); по деятельности архива 1 статья «Отметили лучших» (Степной Маяк № 20 от 14.03.2017 г.).
Продолжена работа над сборником архивных материалов «Люди в потоке истории» сотрудники отдела исследуют фонды по тематике «Акмолинская область в годы освоения целинных и залежных земель».
Археографом Шариповым А.А. продолжена работа по корректировке и подготовки к публикации справочника «Первые руководители Акмолинского региона», а также выполняется исследовательская работа по сбору информации для составления сборника «История организаций и учреждений. Часть II».
В читальном зале оформлено 16 исследователей, зарегистрировано 53 посещений, выдано 226 единиц хранения, сделано 30 копии. Темы исследований: « Формирование многонационального населения Северного Казахстана (конец 19 –нач.20 вв.)»; «1916. Восстание в Акмолинской области», «Установление Советской власти в Кокшетауском уезде», 2 генеалогических исследования.
4.Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
За отчетный период продолжена работа по своевременному информированию работников государственного архива о передовом опыте работы в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в областном архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За 1-ый квартал 2017 года подготовлены 7 аутентичных приказов по основной деятельности, 22 - по личному составу, 5 - по финансово-хозяйственным вопросам, дисциплинарных взысканий.
Проведено 2 заседания комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
И. о. руководителя архива К. Узакпаева
