Утверждаю
Директор Государственного архива
Акмолинской области
_____________Т. Батырханов
______________ 2019 года
ПЛАН
работы государственного архива
Акмолинской области
на 2020 год
ВВЕДЕНИЕ
В 2020 году вся деятельность государственного архива Акмолинской области будет направлена на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
По мере подготовки и поступления на рассмотрение научно - методических разработок, информационных документов, статей, сборников, тематико-экспозиционных планов фотодокументальных выставок, планов семинаров, ежегодного календаря памятных и знаменательных дат будут рассматриваться на заседаниях экспертной комиссии архива. Планируется подготовить методические рекомендации по составлению описи фотодокументов.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В 2020 году деятельность отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов будет направлена на реализацию Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» с учетом внесенных в него изменений и дополнений, нормативных правовых актов Президента, уполномоченных органов по управлению архивами и документацией и местных исполнительных органов.
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально - технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 210 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 300 листов, этой работой будут охвачены следующие фонды:
- ф.39 «Макинский волостной исполком, с. Макинка Акмолинской губернии»;
- ф.41 «Приречный волисполком, с. Приречное Акмолинского уезда Акмолинской губернии»
- ф.47 «Атбасарское агентство советского торгового флота «Совторгфлот»;
- ф.53 «Атбасарская уездная заготконтора г. Атбасар»
- ф.54 «Мариновская заготовительная контора, с. Мариновка Атбасарского уезда»
- ф.60 «Новочеркасское почтовое отделение, с. Новочеркасское Акм. округа»
- ф. 629 «Департамент образования Акмолинской области»
- ф.1149 «Акмолинское государственное областное предприятие «Фармация»»
- ф.1239 «Акционерное общество «Акмола-авиа» (Целиноградский объединенный авиаотряд)»
- ф.3260 «Кокчетавский областной комитет Компартии Казахстана г. Кокчетав Кокчетавской области»
- ф.3265 «Кокчетавский областной комитет Компартии Казахстана г. Кокчетав Кокчетавской области» и другие Список прилагается
Подшивка дел: 160 ед.хр. - фонды № 39,41, 47, 53, 54, 60, 1149, 1239, 3260, 3265 и др. (Приложение № 1);
Картонированием намечено охватить 10000 дел с написанием и наклейкой ярлыков ф. 378, 1340, 1345, 1346, 1348, 1449, 1331, 1052, 1046, 1052, 1053, 1060, 1070, 1036 и др. (Приложение № 2);
Восстановить затухающий текст на 30 листах, по фонду № 118 «Атбасарская уездная комиссия помощи голодающим, г. Атбасар», № 115 «Атбасарский уездный исполком».
Выявить 25 ед.хр. особо ценных дел по фондам № 1451 «Кокшетауский областной Совет народных депутатов и его исполком », ф. № 1669 «Аппарат Акмолинского областного маслихата» и составление научно-справочного аппарата (Приложение № 3); .
Продолжиться работа по проверке наличия и физического состояния - 20000 дел следующих фондов: ф. № П-3262 «Энбекшильдерский районный комитет Компартии Казахстана г.Степняк Энбекшильдерского района»- 2262, П-3265 «Кокчетавский городской комитет Компартии Казахстана г. Кокчетав Кокчетавской области» - 15213 и фотонегативы - 1000, ОЦД -1525 (Приложение № 4); .
Будет проведена работа по перемещению связок, коробок в хранилищах с пересоставлением топографических указателей. Продолжится поиск необнаруженных дел.
Проверка наличия и выверка комплектов учетных документов - 140 фондов.
Продолжится работа по перешифровке дел. Будут перешифрованны дела фондов: П-3262 «Энбекшильдерский районный комитет Компартии Казахстана г.Степняк Энбекшильдерского района», П-3265 «Кокчетавский городской комитет Компартии Казахстана г. Кокчетав Кокчетавской области» - 20000 ед.хр.
Будет продолжена работа по переработке описей фонда № ф. П-60 «Атбасарский райком Компартии Казахстана» за 1949 -1954 годы, в первом – 294 ед.хр., четвертом – 294 ед.хр. кварталах, всего по фонду – 588 ед.хр.
Будет продолжена работа по созданию Архивная коллекция первичных партийных организаций, предприятий и учреждений Атбасарского района за 1935-1991 годы по 11 фондам -469 ед.хр. Итого будет переработано за год - 1057 ед.хр.
В первом квартале намечено провести экспертизу ценности и актирование документов временного срока хранения, хранящихся в архиве утративших на сегодняшний день практическую и историческую значимость в количестве - 225 ед.хр.: ф.1597 - ГУ «Департамент по защите прав детей» - 15, ф.1599 - ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области»- 167 ед.хр., ф.1611 ГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» -43 ед.хр..
Продолжится работа по внесению поступивших фондов в путеводитель за 2019-2020 годы.
В программу «Архивный фонд» будет внесено партийных - 200 фондов с № П-1896 по № П-2617.
Продолжится работа по внесению описей в электронную версию программы ХL – 8000 ед.хр.,120 карточек фондов в Word и ХL. По ведению основных учетных документов и вспомогательных журналов.
Экспертами ЭПМК, ЭК будут проверены описи и другие документы к научно-справочному аппарату, а также составлены заключения.
На поступившие в течение года фонды будут составлены карточки фондов, паспорта архивохранилищ, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архива на 01 января 2019 года.
В течение года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение, размещение и перемещение документов в хранилищах. Выдача дел как работникам архива из архивохранилищ, так и во временное пользование организациям, проводиться контроль за ведением книг выдачи документов из хранилищ.
В течении второго квартала будет проводиться работа по сбору и формированию документов личного происхождения Абуталипова Айдоса – известного краеведа,общественного деятеля, видеодокументов, фотодокументов.
Службой ТОО «Дезинфекция-Кокшетау» ежемесячно будет осуществляться дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ, поддерживаться необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы. Ежегодно проводится санитарные дни, постоянный контроль за показаниями приборов, а так же регулярный микологический осмотр документов в архивохранилищах и учет о проделанной работе
Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
Отделом на 2020 год запланировано принять 800 дел управленческой документации постоянного срока хранения, 50 документов от граждан, 25 -фотодокументов и 10 видеодокументов.
Предпологается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании 19-ти номенклатуры дел и одна номенклатура дел будет разработана, 20-ти положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии.
Будет проведено 20 семинаров в сфере транспорта, архитектуры, сельского хозяйства, строительства, охраны и мониторинга окружающей среды, прокуратуры и судов, финансирования, корпорации правительства для граждан, образования, здравоохранения, культуры, физической культуры и спорта по темам: научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения, по личному составу и сдача в ведомственный архив, составление номенклатуры дел организации в соответствии с новым типовым перечнем.
Отделом на постоянной основе будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составления НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение. Отделом будет проводиться на постоянной основе работа по оказанию платных услуг. На 2020 год предварительно планируется НТО документов 4 учреждений на сумму 1 млн.200 тысяч тенге:
-Акмолинский областной филиал АО «Республиканская телерадиокорпорация «Казахстан»;
- ГУ «Управление энергетики и жилищно- коммунального хозяйства Акмолинской области» ;
- ГКП на ПХВ «Многопрофильная областная больница» при управлении здравоохранения Акмолинской области;
- Филиал НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области.
Отдел использования и выдачи документов
В 2020 году деятельность отдела использования и выдачи документов будет направлена на обеспечение общества, государственных органов ретроспективной информацией, удовлетворению и защите правовых интересов граждан.
Продолжится работа по регистрации и исполнению запросов социально-правового, тематического и генеалогического характера, поступающих от граждан и организаций Республики Казахстан, а также ближнего и дальнего зарубежья.
Особое внимание будет уделено запросам, регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», с внесенными изменениями в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года№ 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» от 13 мая 2019 года. Для этих целей будет проводится разъяснительная работа среди населения о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства. В средствах массовой информации, на сайте облгосархива, посредством индивидуальных консультаций граждан будет продолжена работа по информированию потенциальных получателей о возможностях получения архивных справок, копий архивных документов.
С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, поступающих через ГК НАО «Правительство для граждан», для сотрудников Центров обслуживания населения будут проведены 4 семинара по госуслуге, по темам: «Взаимодействие в оказании государственной услуги по социально-правовым вопросам», по вопросам разъяснения стандарта и регламента госуслуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» .
Также в Центрах обслуживания населения отдел проведет 4 акции «Государственный архив Акмолинской области в ЦОНе» с целью популяризации среди населения государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», а также увеличения количества запросов поступающих в облгосархив посредством портала электронного правительства.
Запланировано в региональных СМИ опубликовать 4 статьи по вопросам оказания государственной услуги, 2 статьи по документам госархива по теме: к 85-летию партийного, общественного деятеля, бывшего председателя Кокшетауского городского Совета ветеранов Шерьязданова Р. Ш., к 25- летию со дня принятия Конституции Республики Казахстан.
Также отдел в соответствии с законодательством Республики Казахстан в сфере архивного дела, и утвержденным приказом руководителя управления культуры, архивов и документации Акмолинской области от 22 апреля 2019 года № 19 будет исполнять по факту тематические и генеалогические запросы граждан на платной основе.
Основная задача - добиваться качественного исполнения запросов: полноты, достоверности, своевременности, корректности в изложении текстов архивных справок.
В читальном зале архива продолжится работа по регистрации и обслуживанию пользователей, исследователей архивных документов - граждан Республики Казахстан и зарубежья, научных сотрудников, студентов, магистрантов.
Будет продолжена работа по составлению именного каталога на руководящих работников Целиноградского областного комитета КП Казахстана, запланировано закаталогизировать 600 дел, составить 1000 карточек.
4. Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий планируется в 2020 году проведение следующих работ:
Сканирование архивных документов в количестве 2800 ед.хр., объемом 136284 листов. Будет начата сканирование особо ценных документов государственного архива Акмолинской области.
2.Осуществление сканирования документов, в том числе с распознаванием, фотодокументов для оформления выставок, печатных изданий и др.
3.Обновление web-сайта Государственного архива Акмолинской области. Ежемесячное обновление разделов сайта Государственного архива Акмолинской области.
Отделом будет обеспечены следующие основные задачи:
Бесперебойная работа сайта; Актуализация и размещение новой информации; Расширение функционала и устранение ошибок; Разработка и размещение визуальных материалов в соответствии со стилистикой сайта.
4.Обслуживание компьютерной и другой оргтехники, устранение мелких недостатков по запросам сотрудников облгосархива, заправка картриджей, замена запчастей принтеров и компьютеров.
Будет продолжена работа по внесению в базу данных «Ветеран труда» фамилий в количестве 1200. Запись цифровых данных на фотопленку в количестве 5 рулонов, 4000 кадров. Проявка фотопленки в количестве 5 рулонов, 4000 кадров.
8.Оказание помощи организационно-информационному отделу в разработке дизайна в оформлении выставок, книг.
В базу ЕЭАД будет внесен 1 фонд.
Организационно-информационный отдел
Основным видом деятельности организационно-информационного отдела является научно-исследовательская работа, обеспечивающая всестороннее использование документов Национального архивного фонда, находящихся на хранении в государственном архиве Акмолинской области.
В 2020 году организационно-информационный отдел планирует продолжить комплекс работ и мероприятий, направленных на реализацию программы «Рухани жаңғыру» и подпроектов «Акмолинская область в архивных документах», «По страницам истории».
В рамках реализации проектов запланированы следующие виды работ: сбор документов об истории Акмолинской области в государственных архивах Республики Казахстан и зарубежья; проведение тематических часов, лекций, уроков истории, экскурсий; монтаж выставок, проведение презентаций и др.
Запланировано заключение меморандума о взаимном сотрудничестве с ГУ «Институт истории государства» Комитета науки Министерства образования и науки РК.
По проекту «Акмолинская область в архивных документах» запланировано проведение 230 экскурсий по выставочному залу. Охват населения 7845 чел.
В рамках программы «Рухани жаңғыру», по проекту «По страницам истории» на 2020 год запланирована подготовка и издание книг:
«Ағалардың асу жолдары» (о личностях внесшие значительный вклад в социально - экономическое развитие региона. По фондам личного происхождения). «Ақмола облысының тарихы архив беттерінде» (история Акмолинской области в фото и архивных документах).3. «Хронограф» по материалам газеты «Арқа Ажары» за 2019 год. «Хронограф» по материалам газеты «Акмолинская правда» за 2019 год. «Хронограф» по материалам районных газет Акмолинской области за 2018- 2019 годы. «Дерек пен дәйек үндескен» (сборник научных трудов исследователей) «Туған елімнің тарихы» сборник материалов школьной конференции. «Көкшенің біртуар тұлғалары» (автобиографический сборник личностей, именами которых названы улицы в Кокшетау)
К знаменательным и памятным датам в истории Республики Казахстан и Акмолинской области запланированы архивные выставки на следующие темы:
«Кемел ойлы кемеңгер», фотодокументальная выставка посвящённая 105 летию Ильяс Есенберлина, выдающегося казахского писателя, поэта, драматурга, автора всемирно известных исторических романов «Кочевники», «Золотая орда» и мн.др. (январь)
«Қаһарман ұрпаққа тағзым», фотодокументальная выставка к 75-летию Победы в ВОВ (апрель);
«Ассамблея – татулыққа бастар төте жол» виртуальная фотодокументальная выставка к 25 – летию Ассамблеи народа Казахстана (май).
«Айбарлы асқар елді асқақтатар Ата Заң» фотодокументальная выставка, посвященная Дню Конституции РК (август).
«Елбасы күні – елдікке құрмет мерекесі» фотодокументальная выставка, посвященная Дню Первого Президента (ноябрь).
«Ел аңсаған Тәуелсіздік» - фотодокументальная выставка, посвященная Дню Независимости Казахстана (декабрь).
Мероприятия (круглый стол, конференции, лекции и т.д.):
«Ел сүйсінер ер тұлға» конференция, посвященная к 90 летию Е.Н.Ауельбекова. (февраль)
«Елім деп өткен жан» лекция к 90 летию Е.Н.Ауельбекова. (февраль)
«Рухани жаңғыру: архив – ел тарихының қазынасы» виртуальная выставка (март).
«Рухани жаңғыру: архив – ел тарихының қазынасы» лекция (март).
«Ассамблея – татулыққа бастар төте жол» круглый стол, посвященный к 25 летию Ассамблеи народа Казахстана (апрель).
«Ассамблея – татулықты сақтаған – тектіліктің белгісі» лекция к 25 летию Ассамблеи народа Казахстана (апрель).
«Туған елімнің тарихы» школьная конференция клуба «Юный исследователь» (май).
«Қазақтың бас ақыны Абай Құнанбаев» лекция, посвященная 175 – летию великого казахского акына Абай Кунанбаева (сентябрь).
«Ата-баба тарихынан» конференция к 750- летию Золотой Орды (октябрь).
«Тарих толқынындағы Елбасы» круглый стол, посвященный 80-летию Н.А.Назарбаева (ноябрь).
При проведении мероприятий привлекаются организации, учреждения; на открытиях выставок и презентациях учавствуют учащиеся общеобразовательных учебных заведений города, студенты, представители СМИ.
В рамках реализации проекта «Акмолинская область в архивных документах», продолжается работа клуба «Юный исследователь» по разработанному положениею и плана работы клуба на 2019-2020 учебный год:
Телесюжет членов клуба на телевидении с темой «Моя научно-исследовательская работа в клубе «Юный исследователь». «Ел сүйсінер ер тұлға» конференция посвященная к 90 летию Е.Н.Ауельбекова. Экскурсии к памятникам Абылай хана, Т.Бигельдинова, М.Габдуллина. «Ассамблея – татулыққа бастар төте жол» круглый стол посвященный к 25 летию Ассамблеи народа Казахстана. «Туған елімнің тарихы» школьная конференция.
Научные работы членов клуба:
«Рухани жаңғыру» бағдарламасы: менің көзқарасым»; «О депортации поляков в Казахстан»; «Ученые в Боровом во время ВОВ»; «Мен қазақтың баласымын»; «Аққөл – заманауи технология қаласы» и т.д.
Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации статей работников архива, намечено подготовить в областные, городские и республиканские издания 12 статей.
Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
Для повышения квалификации сотрудников будет организовано всестороннее изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.
Активное использование в практической работе положительного опыта деятельности архивных учреждений РК, а также ежемесячная аппаратная учеба, при этом определены темы аппаратной учёбы и составлен план на 2020 год. На оперативных совещаниях заслушивать отчеты сотрудников архива о ходе выполнения плановых показателей и месячных планов работы. Вести регулярный учёт проделанной работы.
По истечении 3-х летнего пребывания на гражданской службе и для повышения квалификации будет проведена аттестация работников архива.
В целях изучения государственного языка продолжатся занятия. Планируется также, что все работники архива будут повышать квалификацию на различных курсах и других формах учебы.
