ВВЕДЕНИЕ
В 2016 году вся деятельность государственного архива Акмолинской области будет направлена на реализацию Послания Президента страны Н. А. Назарбаева народу Казахстана, а также на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
В целях исполнения Закона РК от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» продолжится проведение комплекса мероприятий.
По мере подготовки и поступления на рассмотрение научно — методических разработок, информационных документов, статей, тематико-экспозиционных планов фотодокументальных выставок, планов семинаров, ежегодного календаря памятных и знаменательных дат будут проводиться и рассматриваться на заседаниях экспертной комиссии архива.
Планируется разработка методических рекомендаций по работе с особо ценными документами, которое предполагается предоставить на согласование ЭПМК в третьем квартале 2015 года.
Продолжится работа по подготовке следующего сборника документов по истории учреждении и организации, которое будет представлено на согласование ЭПМК в четвертом квартале.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
.
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально — технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 450 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 300 листов, список фондов прилагается (приложение № 1).
Подшито — 160 ед.хр. — фонды № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования», ф. № 1239 Акционерное общество «Акмола-авиа».
Картонированием намечено охватить 2200 дел — ф.378 «Акмолинское областное финансовое управление» и др.
Намечено восстановить затухающий текст на 25 листах по фонду № 37 «Атбасарская уездная советская рабоче-крестьянская милиция».
Выявить 25 ед.хр. особо ценных дел по фондам, список фондов прилагается (приложение № 2).
Будет продолжена работа по перемещению 16 фондов 325 ед.хр. ОЦД в специальное изолированное помещение.
Предполагается провести проверки наличия и состояния 20051 дел управленческих документов и по личному составу. Список фондов прилагается (приложение № 3).
Будет проведена проверка наличия и выверка комплектов партийных учетных документов — 152 фондов.
В 2016 году продолжится работа по перешифровке дел. При этом перешифровке подлежат дела фонда: № 1482 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников госучреждений» и др. в количестве — 20051 ед.хр. Планомерно будет вестись работа по усовершенствованию и переработке описей и научно-справочного аппарата к ним. В первом, во втором и четвертом квартале будет продолжена работа по переработке описей фонда № П-25 «Целиноградский райком Компартии Казахстана» за 1941-1991 годы, в количестве — 1032 ед.хр. (опись № 2 персональных дел и по приему в партию). Работа по созданию архивной коллекции первичных партийных организаций, предприятий и учреждений Астраханского района за 1960-1991 годы — 36 фондов, в количестве 1318 ед.хр. Во втором и третьем квартале будут переработаны документы в количестве 600 ед.хр. 15 фондов. Всего будет переработано 1632 ед.хр.
Намечено провести экспертизу ценности документов временного срока хранения, хранящихся в архиве, и актирование дел с истекшим сроком хранения, утративших на сегодняшний день практическую и историческую значимость. В первом квартале указанным видом работы будут охвачены документы следующих организаций за 2009 год: — РГП «Уранликвидрудник» — 17 ед.хр.
- Столичный филиал АО «Наурыз Банк Казахстан» — 112 ед.хр.
- Акмолинский филиал АО «Эко Полис» — 40 ед.хр.
- ГУ «Управление по мобилизационной подготовке» — 45 ед.хр.
- ГУ «Департамент по миграции по Акмолинской области» — 56 ед.хр.
- ГУ «Департамент по защите прав детей» — 24 ед.хр.
- ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области» — 114 ед.хр. Всего — 408 ед.хр.
В программу «Архивный фонд» будет внесено с № 1333 по № 1482 — 180 фондов.
Будет завершена работа по внесению в автоматизированную базу данных описей дел облгосархива.
Предполагается проведение в третьем квартале брифинга по организации сохранности документов.
Будет проведена экспертиза ценности документов Акмолинской Ассамблеи народа Казахстана.
В течение года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение. Службой ТОО «Дезинфекция-Кокшетау» ежемесячно будет производиться дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ. Планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается принять 800 дел управленческой документации постоянного хранения (приложение № 5)., 50 — от граждан, 25 — фотодокументов, 10 — видеодокументов.
Будут созданы фонды личного происхождения Г. Н. Матросова, комсомольского, партийного, советского работника, бывшего руководителя архивной службы Акмолинской области, Бижанова Матен Отешулы — ветерана труда, деятеля культуры, члена союза журналистов, писателя — драматурга, переводчика, Абуовой Латипы Нигметкызы, заслуженного библиотекаря КазССР, ветерана труда.
Предполагается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании 5 номенклатур дел, 5-ти Правил по ведению делопроизводства, и 5 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии в следующих ведомствах:
1. ГУ «Управление по развитию языков Акмолинской области»;
2. Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы» Комитета по защите прав потребителей Министерства национальной экономики РК по Акмолинской области;
3. ГУ «Департамент казначейства по Акмолинской области»;
4. ГУ «Инспекция финансового контроля по Акмолинской области»;
5. ГУ «Ревизионная комиссия по Акмолинской области».
Будет проведено 4 семинара в организациях в сфере транспорта, строительства, образования, средствах массовых информаций, экономики по следующим темам:
1. «Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив»;
2. «Об изменениях, внесенных в Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях 2014 года и перечень 2015 года»;
3.»Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, 2014» на гос.языке;
4. «Порядок формирования и оформления дел, оперативного хранения документов».
Планы семинаров будут согласованы с ЭК госархива Акмолинской области.
В 2016 году планируется проведение паспортизации источников комплектования облгосархива, будут составлены письма на имя руководителей по проведению паспортизации, формы на государственном и русском языках, рассылка писем по почте и на электронный адрес, выход в организации для уточнения данных, и составление сводного паспорта архивов учреждений, организаций, предприятий — источников комплектований.
На государственное хранение будут приняты документы документы учреждений и организаций с истечением срока ведомственного хранеия (приложение № 4). Будут разосланы письма учреждениям, организациям, предприятиям, в которых истекли сроки ведомственного хранения
(приложение № 5).
Постоянно будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
3.Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2016 году деятельность отдела информации и использования документов будет направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов — неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
К знаменательным и памятным датам в истории Республики Казахстан и Акмолинской области будет подготовлено 4 фотодокументальных выставки на следующие темы:
1. «О тех, кто победил войну» выставка, посвященная 71-годовщине Победы в Великой Отечественной войне. Презентация сборника документов «Война. Победа. Память» (апрель-май);
2. «Дело всей жизни» выставка, посвященная 90-летию Балахметова К. Б., ветерана педагогического труда, бывшего Министра просвещения Каз. ССР (июнь).
3. «Облик ушедшего века» выставка, посвященная историческим и культурным памятникам прошлого (октябрь).
4. В рамках празднования юбилея Независимости РК организовать выставку архивных документов, посвященную 25-летию Независимости и провести день открытых дверей «Архив вчера и сегодня», в связи с 10-летием со дня открытия государственного архива Акмолинской области в г. Кокшетау (декабрь).
При проведении мероприятий приглашать заинтересованные органы и граждан, студентов, учащихся, школьников, представителей СМИ на открытия выставок и презентации.
Совместно с отделом информационных технологий подготовить виртуальную выставку, посвященную 55-летию со дня освоения космоса, на сайте облгосархива (март).
Организовать 6 экскурсий по архиву и архивным выставкам, провести 4 урока-лекции.
На телевидении подготовить 5 телевизионных сюжетов по архивным документам и пропагандирующих деятельность облгосархива.
Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации статей, зарисовок, информации, пресс-релизов, при этом намечено подготовить 12 статей.
На сайте облгосархива будет продолжаться размещение информации, освещающая деятельность архива, особенно наиболее интересные статьи-исследования.
В связи с 90-летием (1926) со дня открытия в Кокчетавском уезде трахоматозной больницы будет подготовлено информационное письмо (февраль) и направлено в Акмолинскую областную больницу, где будет изложена история возникновения специализированной клиники в регионе, даны сведения об исторических документах, хранящихся в архиве (февраль).
В читальном зале архива продолжится работа с исследователями архивных материалов — научными работниками, студентами, гражданами Республики Казахстан и Зарубежья. А также будет активизирована работа по исполнению запросов граждан социально-правового, тематического характера, поступающие от граждан и организаций Республики Казахстан, дальнего и ближнего зарубежья. При этом обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность, корректность в изложении текста.
Особое внимание будет уделяться запросам, регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок». Для этих целей предполагается публикация о работе статьи о работе архива по исполнению запросов социально-правового характера в СМИ; размещение объявлении о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства в периодической печати; информирование потенциальных получателей о возможностях получения архивной информации посредством индивидуальных консультаций граждан. С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Центры обслуживания населения, провести 2 семинара-лекции для работников ЦОН.
Продолжить работу по составлению именного каталога на руководящих работников Целиноградского областного комитета КП Казахстана (закаталогизировать 600 дел, составить 1000 карточек).
Подготовить Календарь знаменательных и памятных дат на 2017 год в целях планового и плодотворного использования архивных документов при подготовке выставок, статей, лекций, других форм информационной работы (сентябрь).
Принять участие в работе ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
4.Отдел информационных технологий
Работа отдела информационных технологий направлена на развитие и совершенствование информационных технологий для обеспечения сохранности архивных документов и их использование, повышение эффективности использования техники и локальной сети в работе, на создание электронного архива для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам.
Будет проведен комплекс мероприятий по усилению защищенности персональных данных в информационных системах обработки персональных данных госархива.
Предполагается провести сканирование документов фонда № 1451 Кокшетауский областной совет народных депутатов и его исполком в количестве 701 ед.хр., объемом 58630 листов. А также установка актуальных обновлений для программного обеспечения облгосархива — в количестве 40 программ .
Осуществление сканирования документов, в том числе с распознаванием, фотодокументов для оформления выставок, печатных изданий и др. в количестве 10.
Обновление web-сайта Государственного архива Акмолинской области. Ежемесячное обновление разделов сайта Государственного архива Акмолинской области в количестве 40 информации. При этом будут обеспечены следующие основные задачи:
-Бесперебойная работа сайта;
-Актуализация и размещение новой информации;
-Расширение функционала и устранение ошибок;
-Разработка и размещение визуальных материалов в соответствии со стилистикой сайта и фирменным стилем.
В 2016 году будет продолжена обслуживание компьютерной и оргтехники, устраняться недостатки по запросам сотрудников облгосархива, заправка картриджей, замена запчастей принтеров и компьютеров.
Будет внесено в базу данных «Ветеран труда» из фонда 268 «Акмолинский областной Совет народных депутатов и его исполком» 500 фамилий за 1978 год.
Запись цифровых данных на фотопленку в количестве 10 рулонов, 10000 кадров.
Проявка фотопленки в количестве 10 рулонов, 10000 кадров.
5. Научно-техническая информация. Повышение квалификации
кадров. Социальное развитие коллектива.
Для повышения квалификации сотрудников будут организовано всесторонне изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.
Активное использование в практической работе положительного опыта деятельности архивных учреждений РК. Продолжится практика проведения обзоров новинок методической и архивоведческой литературы на аппаратных занятиях по журналам «Отечественные архивы» и бюллетеням «Архивы Казахстана». А также ежемесячная аппаратная учеба, при этом определены темы аппаратной учёбы и составлен план на 2017 год. На оперативных совещаниях заслушивать отчеты сотрудников архива о ходе выполнения плановых показателей и месячных планов работы. Вести регулярный учёт проделанной работы.
По истечении 3-х летнего пребывания на гражданской службе будет проведена аттестация работников архива.
В целях изучения гос.языка продолжатся занятия. Планируется также, что все работники архива будут повышать квалификацию на различных курсах и других формах учебы.
На утверждение ЭПМК управления в четвертом квартале 2016 года будут предоставлены описи дел постоянного хранения и по личному составу госархива Акмолинской области за 2011 — 2015 годы.
Исходя из реальных возможностей, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива и ветеранов архивного дела.
