Введение
Руководствуясь Законом РК «О национальном архивном фонде и архивах» с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание в течение 2015 года уделялось совершенствованию архивной работы облгосархива.
За 2015 год по разработанному плану были проведены 8 аппаратных занятий:
1. Об итогах работы государственного архива Акмолинской области за 2014 год и задачах на предстоящий год, итоги финансового года;
2. «Послание Президента народу Казахстана, основные направления»;
3. «Принципы и методы работы на читальном аппарате Виндоус /INDUS/»;
4. «Оформление приказов по личному составу»;
5. «Порядок работы с исследователями в читальном зале государственных архивов»;
6. «Порядок выдачи архивных документов и оформление ее результатов»;
7. «Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов»;
8. «Порядок документирования, подготовки и оформления документов».
Прошло 18 заседаний экспертной комиссии, а также активно продолжается комплекс мероприятий по обращениям физических и юридических лиц в свете выполнения Закона РК от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц»
Сотрудникам проведен ежегодный инструктаж по технике безопасности.
Разработаны методические рекомендации по ведению основных учетных документов, которые согласованы протоколом ЭПМК управления во втором квартале т.г., также подготовлен первый раздел сборника «История организации и учреждении Акмолинской области», согласован протоколом ЭПМК управления в третьем квартале.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
По состоянию на 01.01.2016 года в государственном архиве Акмолинской области числится 1375 фондов, 432381 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 392467 ед.хр.;
- долговременного и временного хранения 3398 ед.хр.;
- по личному составу 24554 ед.хр.;
- личного происхождения 1993 ед.хр.;
- научно-технической документации 869 ед.хр.;
- фотодокументов 8424 ед.хр.;
- фонодокументов 149 ед.хр.;
- кинодокументов 466 ед.хр.;
- видеодокументов 61 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов было улучшено физическое состояние 450 ед.хр. в том числе: отреставрировано 290 ед. хр. /300 листов,это фонды № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования», № 1149 «Акмолинское государственное областное предприятие «Фармация», № 1239 АО «Акмола-Авия», подшито 160 ед.хр., содержащих 8412 листов (фонды те же).
Закартонировано 2200 ед. хр. по следующим фондам: № 1239 АО «Акмола-Авия», № 1496 «Кокшетауская областная больница» и др.
Восстановлен затухающий текст на 25 листах по фонду № 37 «Атбасарская уездная советская рабоче-крестьянская милиция».
Выявлено 25 ед.хр. особо ценных дел по фонду № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования» и составлен НСА к ним. Проведено описание выявленных особо ценных дел.
Проведена проверка наличия и состояния — 20100 ед. хр. 64 фондов:
ф. № 1409 «Кокшетауский областной маслихат»; № 1411 «Кокчетавская областная контора по заготовке животноводческого сырья» и др.
В результате проверки наличия документов составлены акты об обнаружении архивных документов и акт о технических ошибках в учетных документах в фонде № 1457 «Кокчетавский трест откормочных совхозов и заготовок скота Главного управления откормочных совхозов и заготовок скота при Совете Министров Каз.ССР» остаток увеличился на 2 ед.хр. (акт № 1 от 04.05.2015), № 268 «Акмолинский областной Совет народных депутатов» остаток увеличился на 4 ед.хр. (акт № 1 от 31.03.2015). № 1432 «Кокшетауский педагогический институт им. Ш.Уалиханова» остаток уменьшился на 1 ед.хр. (акт № 1 от 08.06.2015), № 1434 «Областное лесохозяйственное объединение при акиме Кокшетауской области» остаток увеличился на 4 ед.хр. (акт № 1 от 11.06.2015), № 1449 «Финансовое управление Кокшетауской области» остаток увеличился на 498 ед.хр. (акт № 1, 2, 3 от 16.06.2015), № 1453 «Кокшетауский областной комитет добровольного общества содействия армии, авиации и флоту» остаток увеличился на 19 ед.хр. (акт № 1 от 23.06.2015), № 1421 «Кокчетавское управление гострудсберкасс и госкредита» остаток уменьшился на 40 ед.хр. (акт № 1 от 23.06.2015), № 1478 «Акмолинский областной противотуберкулезный диспансер им.К.Курманбаева» остаток увеличился на 4 ед.хр. (акт № 1 от 17.07.2015), № 1481 «Акмолинский областной кожно-венерологический диспансер» остаток увеличился на 1 ед.хр. (акт № 1 от 17.07.2015), № 1468 «Кокчетавское областное управление кинофикации» остаток увеличился на 3 ед.хр. (акт № 1 от 29.06.2015).
По результатам проверки согласно актам об обнаружении архивных документов и технических ошибках в учетных документах, в учетные документы внесены соответствующие изменения. Всего увеличилось — 494 ед.хр.
Проведена проверка наличия документов на пленочной основе страхового фонда путем визуального осмотра дела — 1224 ед.хр., 722996 кадров.
Составлен научно-справочный аппарат (НСА) к описи фонодокументов — 149 ед.хр.
Продолжается работа по перешифровке дел фонда № 1425, 1457, 1462 и др. переданных из государственного архива города Кокшетау. Всего перешифровано — 20000 ед.хр.
Принято на государственное хранение:
- в связи с ликвидацией:
фонд № 1603 ГУ «Тургайский территориальный комитет по управлению госимуществом» — 174 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1496 «Кокшетауская областная больница» — 27 ед.хр. постоянного хранения, 305 ед.хр. по личному составу;
фонд № 387 «Акмолинская областная библиотека им. С. Сейфуллина» — 84 ед.хр. постоянного хранения, 187 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1335 «Кокчетавский облпотребсоюз»- 2 ед.хр. постоянного хранения;
- в связи с реорганизацией:
фонд № 1021 «Целиноградская областная государственная станция по племенной работе и искусственному осеменению» — 34 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1608 «Департамент Комитета по контролю в сфере оказания медицинских услуг Министерства здравоохранения РК по Акмолинской области» — 70 ед.хр. постоянного хранения, 33 ед.хр. по личному составу.
- в связи с истечением срока ведомственного хранения:
фонд № 903 ГУ «Управление культуры Акмолинской области» — 73 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1605 КГУ «Областная психолого-медико-педагогическая консультация» — 90 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1556 «Акмолинское областное территориальное управление» — 25 ед.хр. постоянного хранения, 61 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1594 «Акмолинский департамент госимущества и приватизации» — 151 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1290 «Аппарат акима Акмолинской области» — 370 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1432 «Кокшетауский государственный университет им. Ш. Уалиханова» — 60 ед.хр. постоянного хранения.
фонд № 1563 «Кокшетауская транспортная прокуратура» — 18 ед.хр. постоянного хранения.
- в связи с преобразованием:
фонд № 103 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников автомобильного транспорта и шоссейных дорог» — 114 ед.хр. по личному составу;
фонд № 245 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников связи» — 60 ед.хр. по личному составу;
фонд 357 № «Целиноградский областной Совет Всесоюзного общества изобретателей и рационализаторов» — 73 ед.хр. по личному составу;
фонд № 493 «Целиноградский областной Совет по кино» — 40 ед.хр. по личному составу;
фонд № 619 «Целиноградский областной комитет профсоюза медицинских работников» — 43 ед.хр. по личному составу;
фонд № 623 «Целиноградский областной Совет физкультурного общества «Спартак» — 63 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1495 «Кокчетавский областной комитет профсоюза медицинских работников» — 237 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 1511 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников госторговли и потребкооперации» — 15 ед.хр. постоянного хранения;
фонд № 653 «Акмолинская областная федерация профсоюзов» — 1209 ед.хр. по личному составу;
фонд № 656 «Акмолинский областной комитет профсоюза агропромыш-ленного комплекса» — 357 ед.хр. по личному составу;
фонд № 658 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников народного образования и науки» — 71 ед.хр. по личному составу;
фонд № 821 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников культуры» — 30 ед.хр. по личному составу;
фонд № 902 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий» — 38 ед.хр. по личному составу;
фонд № 948 «Целиноградский областной комитет профсоюза рабочих строительства и промстройматериалов» — 160 ед.хр. по личному составу;
фонд № 951 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников электростанций и электротехнической промышленности» — 21 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1000 «Акмолинское областное туристско-экскурсионное производственное объединение «Акмолатурист» — 105 ед.хр. по личному составу;
фонд « 1050 «Целиноградское областное правление союза научных и инженерных обществ» — 13 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1085 «Целиноградский областной совет добровольного спортивного общества «Енбек» — 70 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1113 «Целиноградский областной совет добровольного спортивного общества «Кайрат» — 53 ед.хр. по личному составу;
фонд № 1159 «Целиноградский областной комитет профсоюза рабочих лесной, бумажной и деревообрабатывающей промышленности» — 18 ед.хр. по личному составу.
В связи с выявлением и приобретением документов по истории Акмолинской области от исследователя военной истории Д. Игсатовой приняты в фонд № 1115, опись № 10 «Коллекция документов по истории Акмолинской области» — 5 ед.хр. Составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие, опись. Из фонда № 268 «Целиноградский областной Совет депутатов трудящихся и его исполком» передано 1 ед.хр. в фонд № 1115 «Коллекция документов по истории Акмолинской области».
В связи с празднованием в 2013 году в Республике Казахстан 300-летнего юбилея со дня рождения выдающегося государственного деятеля казахских земель Абылай хана образована коллекция документов о деятельности хана Абылая, приняты в фонд № 1115, опись № 11 «Коллекция документов по истории Акмолинской области» — 18 ед.хр.
- с завершением выборной компании:
фонд № 1320 «Акмолинская областная избирательная комиссия» — 95 ед.хр. постоянного хранения.
Всего принято 4672 ед.хр., в том числе 1514 ед.хр. документов постоянного хранения, 3158 ед.хр. по личному составу.
Фонды личного происхождения облгосархива пополнились документами:
- фонда № 1604 «Сыздыков Тургун Искакович — государственный работник, публицист и общественный деятель» — 33 ед.хр., 316 документов постоянного хранения;
- ф. № 1606 «Темирбаева Куляш Хаджановна — отличник народного просвещения Казахской ССР, общественный деятель, труженик тыла, ветеран труда, Почетный гражданин г. Кокшетау» — 32 ед.хр. 67 документов;
- ф. № 1607 «Байкен Өмiрбек Кәкiмұлы — заслуженный врач Казахской ССР, член общества хирургов-онкологов, общественный деятель, ветеран труда, Почетный гражданин г. Кокшетау» — 34 ед.хр. 48 документов;
- ф. № 1609 «Кажимов Мырзагали Тыныбекович — ветеран Великой Отечественной войны, ветеран труда, пенсионер Министерства внутренних дел Республики Казахстан» — 22 ед.хр. 48 документов.
Принято: 121 ед.хр., 479 документов.
На основании заявления возвращены архивные документы собственнику из фонда № 1589 «Батырханов Б.М. — ветеран Великой Отечественной войны, советский, партийный и комсомольский работник, общественный деятель, персональный пенсионер Союзного значения, заслуженный работник Казахской ССР, Почетный гражданин г. Кокшетау» — остаток уменьшился на 2 ед.хр., 2 документа.
Всего: 119 ед.хр. 477 документов
Приняты на государственное хранение видеодокументы — 13 ед.хр. 5 ед. учета.; фотодокументы — 31 ед.хр. 31 ед. учета.
Создано семь новых фондов с № 1603 по № 1609:
№ 1603 ГУ «Тургайский территориальный комитет по управлению госимуществом»;
№ 1604 ГУ «Сыздыков Тургун Искакович — государственный работник, публицист и общественный деятель»;
№ 1605 КГУ «Областная психолого-медико-педагогическая консультация»;
№ 1606 «Темирбаева Куляш Хаджановна — отличник народного просвещения Казахской ССР, общественный деятель, труженик тыла, ветеран труда, Почетный гражданин г. Кокшетау»;
№ 1607 «Байкен Өмiрбек Кәкiмұлы — заслуженный врач Казахской ССР, член общества хирургов-онкологов, общественный деятель, ветеран труда, Почетный гражданин г. Кокшетау»;
№ 1608 «Департамент Комитета по контролю в сфере оказания медицинских услуг Министерства здравоохранения РК по Акмолинской области»;
№ 1609 «Кажимов Мырзагали Тыныбекович — ветеран Великой Отечественной войны, ветеран труда, пенсионер Министерства внутренних дел Республики Казахстан».
В течение полугодия была продолжена работа по переработке описей фонда № 25 «Целиноградский райком Компартии Казахстана»:
- в первом квартале для работы получено по описи — 335 ед.хр., взято в обработку — 333 ед.хр., в результате переработки вновь составлены описи на 369 ед.хр., остаток увеличился — 34 ед.хр.;
- во втором квартале взято 329 ед.хр. в обработку в результате переработки составлены описи на 303 ед.хр., остаток уменьшился на 26 ед.хр.;
- в четвертом квартале взято 414 ед.хр., в результате переработки вновь составлены описи на 415 ед.хр., остаток увеличился — 1 ед.хр.
Итого переработано — 1087 ед.хр., в результате переработки остаток увеличился — 9 ед.хр.
Создана коллекция первичных партийных организаций:
- фонд № П-26 «Коллекция первичных партийных организаций и учреждений г. Степногорска» вновь составлены описи на 342 ед.хр. В обработку было взято 355 ед.хр. в результате переработки уменьшилось на 6 фондов и 13 ед.хр.;
- фонд № П-26 «Коллекция первичных партийных организаций и учреждений г. Степногорска» вновь составлены описи на 251 ед.хр. В обработку было взято 309 ед.хр. в результате переработки уменьшилось на 10 фондов и 58 ед.хр.
Итого переработано — 593 ед.хр., в результате переработки остаток уменьшился на 16 фондов, 71 ед.хр.
Всего переработано 1680 ед.хр.
Проведена экспертиза ценности документов временного срока хранения, находящихся на государственном хранении 7 фондов — 388 ед.хр.:
- РГП «Уранликвидрудник» — 22 ед.хр.
- Столичный филиал АО «Наурыз Банк Казахстан» — 144 ед.хр.
- Акмолинский филиал АО «Эко Полис» — 3 ед.хр.
- ГУ «Управление по мобилизационной подготовке» — 103 ед.хр.
- ГУ «Департамент по миграции по Акмолинской области» — 42 ед.хр.
- ГУ «Департамент по защите прав детей» — 51 ед.хр.
- ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области» — 23 ед.хр.
Набраны карточки фондов в электронном формате Excel — 1384 карточки.
Проводится работа по набору описей в электронном формате Excel — 135000 ед.хр.
Составлены паспорта архивохранилищ №№ 1, 2, 4, 5, 6, 7, 9.
За отчетный период работникам архива из архивохранилищ выдано — 6850 ед. хр.
Два раза в неделю осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом с помощью контрольно-измерительных приборов, показания фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
Ежемесячно проводится дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ. Ведется регулярный учет проделанной работы.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В течение отчетного периода работа отдела контроля за ведомственными архивами госархива Акмолинской области была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах.
В связи с образованием ряда новых областных ведомств и изменением структур уже существующих учреждений и организаций при непосредственном участии работников отдела разработаны и согласованы протоколом ЭПМК
2 номенклатуры дел:
1. Государственного учреждения «Управление ветеринарии Акмолинской области»,
2. РГУ «Департамент по защите прав потребителей Акмолинской области Комитета по защите прав потребителей Министерства национальной экономики РК.
Усовершенствованы и согласованы протоколом ЭПМК 15 номенклатур следующих учреждений, организаций:
1. ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области»;
2. ГККП «Областной казахский музыкально-драматический театр им. Ш. Кусаинова при управлении культуры Акмолинской области».
3. «Республиканская ветеринарная лаборатория» Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе Министерства сельского хозяйства РК»;
4. Акмолинский областной филиал АО «Казпочта» ;
5. РГП «Департамент юстиции Акмолинской области»
6. ГУ «Управление государственного архитектурно-строительного контроля Акмолинской области»;
7. Филиал АО «Өрт сөндiрушi» Акмолинской области;
8. Акмолинский областной филиал общественного объединения «Партия НУР-Отан»;
9. ГУ «Акмолинская областная инспектура по сортоиспытанию сельскохозяйственных культур»;
10. Акмолинский филиал АО «Фонд финансовой поддержки сельского хозяйства»;
11. РГУ «Департамент государственных доходов по Акмолинской области Комитета государственных доходов Министерства финансов РК»;
12. ГККП «Акмолинская областная психиатрическая больница» управления здравоохранения Акмолинской области;
13. ГУ «Управление культуры Акмолинской области»;
14. ГУ «Управление образования Акмолинской области»;
15. ГУ «Управление земельных отношений Акмолинской области».
Работниками отдела согласованы 27 номенклатур дел.
Согласованы с ЭПМК управления 12 Правил по ведению делопроизводства на государственном и русском языках следующих организаций:
1.«Республиканская ветеринарная лаборатория» Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе Министерства сельского хозяйства РК»;
2. ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области»;
3. ГУ «Управление государственного архитектурно-строительного контроля Акмолинской области досуга»;
4. РГП «Департамент юстиции Акмолинской области»;
5. ГККП «Областной казахский музыкально-драматический театр им. Ш. Хусаинова»;
6. ГККП «Акмолинский областной русский драматический театр» управления культуры Акмолинской области;
7. ГУ «Управление ветенарии Акмолинской области»;
8. ГУ «Акмолинская областная инспектура по сортоиспытанию сельскохозяйственных культур»;
9. Акмолинский филиал АО «Фонд финансовой поддержки сельского хозяйства»;
10. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе» Министерства сельского хозяйства РК;
11. ГУ «Департамент Комитета индустрии и промышленной безопасности по Акмолинской области»;
12. ГККП «Акмолинская областная психиатрическая больница» управления здравоохранения Акмолинской области.
Согласованы ЭПМК управления 17 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии следующих организаций на государственном и русском языках:
1. ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ Департамента ЧС РК»;
2. ГУ «Акмолинский межрайонный специализированный суд по уголовным делам»;
3. РГП «Северо-Казахстанский межрегиональный департамент геологии и недропользования Комитета геологии и недропользования Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан «Севказнедра» в городе Кокшетау»;
4. Акмолинский областной филиал АО «Казпочта»;
5. Филиал АО «Өрт сөндiрушi» Акмолинской области;
6. «Республиканская ветеринарная лаборатория» Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе Министерства сельского хозяйства РК;
7. ГУ «Департамент статистики Акмолинской области»;
8. ГУ «Управление государственного архитектурно-строительного контроля Акмолинской области»;
9. ГУ «Управление ветеринарии Акмолинской области»;
10. ГККП «Областной казахский музыкально-драматический театр им. Ш. Хусаинова»;
11. ГККП «Акмолинский областной русский драматический театр» управления культуры Акмолинской области;
12. ГУ «Акмолинская областная инспектура по сортоиспытанию сельскохозяйственных культур»;
13. ГУ «Департамент Комитета индустрии и промышленной безопасности по Акмолинской области»;
14. ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области»;
15. Акмолинский филиал АО «Фонд финансовой поддержки сельского хозяйства»;
16. ГУ «Акмолинский департамент государственного имущества и приватизации Комитета государственного имущества и приватизации Министерства финансов РК»;
17. ГККП «Акмолинская областная психиатрическая больница» управления здравоохранения Акмолинской области.
Проведено 4 семинара — 21 января 2015 года проведен семинар для работников системы ГЦВП по теме «Формирование и хранение дел. Передача дел в архив организации. Нормативно-правовая база архивной работы». Для работников сферы культуры (присутствовало 33 чел), 05 июня 2015 года проведен семинар на тему «Ведение кадровых документов. Формирование и хранение дел. Передача дел в архив организации» на государственном языке(19). Также проведен семинар по теме «Научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения» для работников сферы здравоохранения и СМИ (20), «Экспертиза ценности документов постоянного хранения» для работников сферы сельского хозяйства и транспорта(11)
Утвеждены протоколом ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области описи на видеодокументы на 13 ед..хр., 5 ед.уч.. за 2014-2015 годы, описи на фотодокументы в количестве 31 ед.хр., 31 ед.хр., также утвеждены описи на документы личного происхождения Темирбаевой Куляш Хаджановны — отличника народного просвещения Казахской ССР, общественного деятеля, труженика тыла, ветерана труда, Почетного гражданина города Кокшетау в количестве 32 единиц хранения, 45 документов, Байкен Омирбек Какенулы — заслуженного врача Казахской ССР, члена общества хирургов-онкологов, общественного деятеля, труженика тыла, ветерана труда, Почетного гражданина города Кокшетау — 34 ед.хр. и 47 документов. Кажимова Мурзагали Тыныбековича — ветерана Великой Отечественной войны, ветерана труда, пенсионера Министерства внутренних дел РК — 22 ед.хр. и 48 документов.
В течение года постоянно оказывались консультации работникам делопроизводственных служб 126 учреждений и организаций областного значения. Работниками отдела были проведены консультации с выходом в организации — в Акмолинский филиал АО «Халык Банк» и в Акмолинский областной филиал ОО «Партия Нүр-Отан», ГУ «Специализированная природоохранная прокуратура Акмолинской области», ГУ «Департамент по контролю и социальной защиты населения РК по Акмолинской области», ГУ «Управление координации занятости и социальных программ Акмолинской области», ГУ «Национальный банк Республики Казахстан», ГУ «Управление образования Акмолинской области», ГУ «Департамент экономики и бюджетного планирования Акмолинской области» и т.д.
Работниками отдела проделана внеплановая работа по переносу описей в электронную форму. На период сдачи отчета внесено 14008 ед.хр. Проводился хронометраж учета рабочего времени архивистов отдела.
Начальником отдела были проверены и составлены 64 заключения на ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
Работа отдела информации и использования документов строилась в соответствии с утвержденным планом работы государственного архива Акмолинской области на 2015 год.
В 2015 году подготовлен сборник документов «Соғыс. Женiс. Естелiк» («Война. Победа. Память»), посвященный 70-летию Победы в Великой Отечественной войне. Книга рассказывает о вкладе наших земляков в победу, о героях-акмолинцах, о судьбе тех, кому удалось выстоять и победить. В сборник вошло 104 документа, размещенных в четырех разделах. Источником для издания сборника послужили документы государственного архива, так же использовались документы областного историко-краеведческого музея Акмолинской области, документальные издания предыдущих лет, семейные архивы граждан, публикации периодической печати.
В апреле была развернута выставка (1) архивных документов «Жеңiмпаздар. Ақмолалықтар Ұлы Отан соғысының майдан даласында» («Победители. Акмолинцы на фронтах Великой Отечественной войны»), посвященная 70-летию Победы. Новая экспозиция была представлена документами, свидетельствующими о героическом участии наших земляков в сражениях Великой Отечественной войны. Тематические разделы выставки рассказали о боевых соединениях, сформированных в области, некоторых участниках исторических событий акмолинцах, Героях Советского Союза, заключительный раздел посвящен современному периоду — ветеранам войны. В экспозиционный план включены 54 экспоната: фотоснимки, газеты военных лет, наградные документы, документы руководящих органов, групповые фотографии ветеранов войны, использовались документы Акмолинского областного историко-краеведческого музея.
В день открытия выставки 29 апреля 2015 года в государственном архиве Акмолинской области состоялся брифинг, посвященный 70-летию Победы. В брифинге участвовали представители департамента обороны Акмолинской области, Совета ветеранов, областного историко-краеведческого музея, управления архивов и документации Акмолинской области, областных, городских печатных и электронных СМИ, телевидение. Перед собравшимися с сообщением выступила директор облгосархива, она рассказала о большом вкладе в Победу жителей Акмолинской области, о документах архива, работе по их собиранию, хранению и использованию. В заключении она обратилась к представителям организаций, через средства массовой информации ко всем жителям области с призывом сдавать документы в архив, где им обеспечат лучшие возможности для хранения, здесь они будут служить людям. Сообщения о проведенном мероприятии были опубликованы в местных газетах; на телеканале «Астана», Акмолинском областном телевидении.
В июне подготовлена выставка (2) архивных документов «Человек. Патриот Гражданин», посвященная 85-летию Е. Н. Ауельбекова — Героя Социалистического Труда, государственного, партийного деятеля, первого секретаря Кокчетавского обкома КП Казахстана. Е. Н. Ауельбеков вошел в историю нашего региона как яркая личность, человек, оставивший после себя добрый след. В экспозиционный план выставки включены 41 экспонат — документы о жизни и деятельности, фотоснимки, запечатлевшие новостройки, памятники, виды г. Кокчетава 70-х годов — периода интенсивного развития областного центра. В целях укрепления визуального ряда использовались так же фотодокументы госархива г. Кокшетау, цветные снимки с видами города из набора открыток «Город Кокчетав. 150 лет», изданных в 1974 году.
Юбилею Конституции Республики Казахстан была посвящена выставка (3) архивных документов «Ата заң — мемлекеттiң негiз». В экспозиционный план включено 48 экспонатов: основополагающие Указы Президента, постановления Правительства республики, архивные документы и фотографии, запечатлевшие важнейшие процессы преобразования экономики и социально-культурной сферы, произошедшие в суверенном Казахстане.
В день открытия выставки, 27 августа в облгосархиве состоялось заседание круглого стола на тему «Конституция Республики Казахстан — основа единства народа». Участники обсудили историческую роль Конституции в становлении и развитии суверенного Казахстана, ее значимость в реализации стратегических целей.
В октябре подготовлена тематическая выставка (4) документов и материалов «Ғасырлар үнi», посвященной 550-летию образования казахской государственности. В экспозиционный план вошли наиболее ранние исторические документы и материалы, имеющиеся в облгосархиве. Среди них документы 18 века, содержащие сведения о великом хане Абылае, карты степных областей за 1860 год, карты Акмолинской области 19 века, фотографии исторических мест, зданий — свидетелей далеких событий нашей истории.
В ноябре подготовлена выставка (5) архивных документов «Н. А. Назарбаев — народный Президент», посвященная Дню первого Президента РК. В экспозиционный план включено 44 экспоната: наиболее важные документы, газетные статьи, фотографии, которые отражают ключевые и яркие моменты истории независимого Казахстана, путь которого неотделим от деятельности основателя государства Н. А. Назарбаева. В качестве дополнительных экспонатов использованы красочные широкоформатные фотографии, оформленные на отдельном стенде, книги по теме.
В Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог Акмолинской области в связи с 95-летием со дня организации транспортного отдела Кокчетавского уезда подготовлено информационное письмо, рассказывающее об истории транспортной и дорожно-строительной службы региона.
Продолжилась работа по публикациям в средствах массовой информации статей работников архива, опубликовано 14 статей. В газете «Акмолинская правда» от 17.01.2015 опубликована статья (1) «Габит Мусрепов преподавал в Щучинском лесном техникуме» (автор Салык Г. Д.), посвященная 90-летию со дня образования старейшего учебного заведения области; в газете «Акмолинские вести» от 19.02.2015 статья (2) «Из истории физкультуры и спорта в Акмолинской области» (автор А. Шарипов), в газете «Акмолинская правда» от 26.02.2015 издана статья (3) «Сохраняя документальное богатство» (автор Салык Г. Д.) о работе госархива области по популяризации архивных документов и исполнении запросов физических и юридических лиц, в том числе о работе с запросами в рамках госуслуги «Выдача архивных справок»; в газете «Акмолинские вести» от 19.03.2015 опубликована статья (4) «85-летию Корябкина В. Д.» о ветеране сельского хозяйства, первоцелиннике, фонд личного происхождения которого находится на хранении в облархиве (автор Шамганова Г. К.); в газете «Кокшетау» от 16.04.2015 статья (5) «Жарты құртты жарып жеп…» о депортации в Акмолинскую область народов, посвященная 20-летию Ассамблеи народа Казахстана (автор Салык Г. Д.); в газете «Степной маяк» от 12.05.2015 вышла статья (6) «Человек высокой морали» о ветеране Великой Отечественной войны, ветеране органов внутренних дел К. Каженове, фонд личного происхождения которого находится на хранении в облархиве (автор Салык Г. Д.); в этой же газете от 14.05.2015 опубликована статья (7) «Отец сыну пример» об участнике Великой Отечественной войны, погибшем за освобождение Будапешта Булате Хайрушеве (автор Салык Г. Д.), эта же статья опубликована в журнале «Казақстан мұрағаттары» № 2. В журнале № 1 «Известия национального центра археографии и источниковедения» вышла статья (8), рассказывающая о деятельности облгосархива (автор Г. Салык). В газете «Степной маяк» (№ 36 от 07.08.2015) опубликована статья «Бесценный источник знаний», посвященная 95-летию образования органов статистики нашего региона (автор Узакпаева К. Ж), в газете «Акмолинская правда» от 21.07.2015 издана статья (10) «Атбасару 170 лет» (автор Салык Г. Д.); в журнале № 2 «Известия» национального центра археографии и источниковедения вышла статья (11) директора Салык Г. Д. «Обеспечение доступа граждан к архивной информации». В газете «Степной маяк» от 20.09.2015 издана статья (12) «От газетных строк до верстки номера» о об истории Кокшетауской областной типографии исполнившейся в текущем году 110 лет (автор Салык Г. Д.); в газете «Акмолинская правда» от 01.10.2015 опубликована статья (13) «Промелькнувший метеор» о казахском ученом, исследователе и собирателе народного фольклора, просветителе Ш. Уалиханове, в этой же газете опубликована статья (14) «Он мог бы гордиться своими детьми» об участнике войны Булате Хайрушеве (автор статей Салык Г. Д.).
Неоднократно деятельность архива освещалась в средствах массовой информации. В газете «Акмолинская правда» опубликована заметка собственного корреспондента «История в документах» о выставке облгосархива, посвященной 20-летию Независимости, в республиканской газете «Казахстанская правда» заметка собкора Ч. Ташенова «Свидетельствуют карты» о выставке, посвященной 550-летию Казахской государственности. В газете «Любимый город» от 01.12.2015 вышла статья «История на бумаге», рассказывающая о документах 18-19 века, хранящихся в госархиве Акмолинской области. В этой же газете от 08.12.2015 опубликовано интервью с руководителем облгосархива Салык Г. Д.
На Акмолинском телевидении вышли сюжеты, пропагандирующие документы Национального архивного фонда и деятельность архива. Сюжет (1) от 17 января был посвящен документам о Героях Советского Союза, использованию этого архивного наследия в подготовке книги, которая готовится к изданию Центральным аппаратом партии «Нур Отан»; 04.02.2015 вышла телепередача (2) о 106 кавалерийской дивизии, одним из аспектов которой стали принятые документы государственного архива Акмолинской области; 23.04.2015 вышел сюжет (3) о документах из фондов личного происхождения участников Великой Отечественной войны»; сюжет (4) от 30.04.2015 осветил мероприятия облгосархива, посвященные 70-летию Победы (брифинг, выставка архивных документов); сюжет (5) от 08 августа рассказал о архивных документах выставки «Человек. Патриот Гражданин», посвященной Е. Н. Ауельбекову — Герою Социалистического Труда, первому секретарю Кокчетавского обкома КП Казахстана; 13.07.2015 вышел сюжет (6) о семинаре по вопросам оказания услуги «Выдача архивных справок», проведенном работниками архива в Центре обслуживания населения. 05.11.205 на Акмолинском телевидении вышел телесюжет (7), рассказывающий о документах выставки «Ғасырлар үнi», посвященной 550-летию образования казахской государственности. 03.12.2015 вышел сюжет (8) об открытии выставки, посвященной Дню Первого Президента РК.
Были проведены 11 экскурсий. Экскурсии состоялись 05.01.2015, 26.05.2015, 29.05.2015, 07.07.2015, 27.08.2015, 03.11.2015, 04.11.2015, 02.12.2015, 04.12.2015, 09.12.2015, 14.12.2015. В разное время на них побывали студенты университета им. Ш. Уалиханов, университета им. А. Мырзахметова, курсанты военно-технической школы Департамента обороны, учащиеся колледжа «Бурабай, колледжа культуры им. Акана сере. На них молодые люди познакомились с основными направлениями работы учреждения, побывали в архивохранилищах, посмотрели экспозиции новых архивных выставок.
В Президентской школе состоялись уроки-лекции (2) «Ақмолада жасықталған» о 106-й кавалерийской дивизии, посвященные 70-летию Победы. Уроки были проведены на государственном языке. 04 февраля в ЦОНе № 2 работники отдела информации и использования документов провели семинар-лекцию (3) по вопросам улучшения оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». 10.07.2015 работники отдела так же провели семинар-лекцию (4) с работниками ЦОН № 1. На этот раз темами для изучения и обсуждения стал новый Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок», актуальные вопросы по улучшению качества госуслуги, в работе семинара присутствовала участие руководитель архива.
Подготовлен Календарь знаменательных и памятных дат на 2016 год, объем издания составил 31 лист.
Велась работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 1000 карточек.
На 15.12.2015 исполнено 1831 запросов от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера. Из них: социально-правового — 1664, в том числе через ЦОН — 69, через ПЭП — 129 запросов, тематического — 143, генеалогического — 24.
От центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов поступило 168 запросов.
Из них:
Социально-правового характера: положительных — 297, отрицательных — 222,
непрофильных — 1145
Тематического характера: положительных — 110, отрицательных — 20,
непрофильных — 13
Генеалогического характера: положительных — 9, отрицательных — 12,
непрофильных — 3
Запросы центральных государственных органов,
загранучреждений, местных исполнительных органов
положительных — 66
отрицательных — 59
непрофильных — 43
В читальном зале оформлено 61 исследователь, зарегистрировано 219 посещений, выдано 724 единицы хранения, сделано 240 копий. Темы исследовательских работ «Қазақстан тың тыңайған жерлердi игеру» (доктор исторических наук Мусагалиева А. С.), «Казахстан в годы Великой Отечественной войны», «История колледжа культуры», «Голод 1921-1923 годов как следствие политики военного коммунизма», «Украинская диаспора на территории Северного Казахстана», «Совершенствование землепользования организационно-правовых форм в Казахстане», «Социальные процессы в северных областях Казахстана в годы освоения целины», истории организаций области, генеалогические, биографические исследования и др. исследования.
Археограф
Археографом проводится исследовательская работа по сборнику «История организации и учреждении Акмолинской области». В связи с этим изучены документы фондов прокуратуры, юстиции, суда, земельного отдела, сельского, лесного хозяйства, транспорта и связи, культуры и искусства, профсоюза. Первый раздел сборника согласован протоколом ЭПМК управления в третьем квартале. Также ведется ежедневный учет статей, подготовленных сотрудниками госархива и опубликованные в СМИ.
4. Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий проводится работа по сканированию
документов. Продолжена работа по сканированию документов фонда № 1451 «Кокшетауский областной Совет народных депутатов и его исполком»- отсканировано 876 ед.хр. объемом 79926 листов. При сканировании дела расшиваются и заново подшиваются — всего за год подшито 850 ед.хр. Небольшие дела по объему листажа не расшиваются.
Проведена обработка цифровых данных — 60000 изображений. Записано и проявлено 2 рулона 2500 кадров. В связи с тем, что пленка и проявочная жидкость закончились, работа эта временно приостановлена
Проводилась работа по переводу изображения с помощью программы Adobe Reader в текст формата doc и doch — 1200 листов.
С начала года установлены антивирусы, и проведена работа в программах — 40 штук.
На постоянной основе велась работа по обновлению сайта облгосархива, по заправке картриджей, принтеров, восстановлению компьютеров. .
Проводится работа по замене и установке оргтехники, оборудования в служебных кабинетах облгосархива, установке ключей для портала госзакупа и казначейства, обновление JAVA, восстановление работы JAVA.
В автоматизированную базу данных «Ветеран труда» внесено 504 фамилий награжденных.
Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» — всего внесено 180 фондов.
4.Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
За отчетный период продолжена работа по своевременному информированию работников государственного архива о передовом опыте работы в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в областном архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За 2015 год подготовлены 30 аутентичных приказов по основной деятельности, 123 — по личному составу, 39- по финансово-хозяйственным вопросам, командировках, взысканиях, 79 — о предоставлении ежегодных отпусков.
Проведено 23 заседаний комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
Пояснительная к отчету:
План по записи и проявки за 2015 год выполнен частично в связи с тем, что фотопленка (35 мм) и проявочная жидкость (фиксаж, девелопер) закончились. Заключен договор с ТОО «Электронный архив» о поставке фотопленок и проявочной жидкости, которое поступило 21 декабря 2015 года, по завершении работы будет дополнительно сообщено.
