ОТЧЕТ
о работе Государственного архива
Акмолинской области за 1 квартал 2016 года
Введение
Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, в течение 1-го квартала 2016 года значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы облгосархива. На прошедшем в январе 2016 года собрании коллектива государственного архива области были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников облгосархива.
За 1-ый квартал 2016 года по разработанному плану были проведены
3 аппаратных занятий:
-об итогах работы государственного архива Акмолинской области за 2015 год и задачах на предстоящий год;
-«Послание Президента народу Казахстана, основные направления»;
-«Составление номенклатуры дел в соответствии с типовыми правилами 2015 года» Проведены 2 заседания экспертной комиссии, а также проводится комплекс мероприятий по обращениям физических и юридических лиц в свете выполнения Закона РК от 12 января 2007 года №2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
Сотрудникам проведен ежегодный инструктаж по технике безопасности.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
По состоянию на 01.04.2016 года в государственном архиве Акмолинской области числится, 1375 фондов, 433897 ед.хр. в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 393695 ед.хр.;
- долговременного и временного хранения 3500 ед.хр.;
- по личному составу 24740 ед.хр.;
- личного происхождения 1993 ед.хр.;
- научно-технической документации 869 ед.хр.;
- фотодокументов 8424 ед.хр.;
- фонодокументов 149 ед.хр.;
- кинодокументов 466 ед.хр.;
- видеодокументов 61 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов в первом квартале было улучшено физическое состояние 102 ед.хр. в том числе: отреставрировано 50 ед. хр. / 106 листов, это № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования»; № 1239 АО «Акмола-Авиа»; подшито 52 ед.хр., содержащих 2899 листов (№№ фондов 33, 1239).
Закартонировано 1200 ед. хр. по следующим фондам: № 1421, 1508, 1544, 1553, 1561, 1610, 1611 и др. (приложение 1)
Восстановлен затухающий текст на 25 листах по фонду № 37 «Атбасарская уездная советская рабоче-крестьянская милиция».
Проведена проверка наличия и состояния — 5000 ед. хр.
ф. № 1451, 1479, 1482, 1483, 1484, 1485, 1486, 1507, 1525 и др. (приложение 2)
В результате проверки наличия документов также составлен акт о технических ошибках в учетных документах в фонде № 1458 «Кокчетавское областное аптечное управление» остаток увеличился на 2 ед.хр. (акт № 1 от 05.02.2016).
Продолжается работа по перешифровке дел фонда № 1451, 1479, 1482, 1483, 1484, 1485, 1486, 1507, 1525, переданных из государственного архива города Кокшетау. Всего перешифрованно — 5000 ед.хр. (приложение 2).
Принято на государственное хранение: — в связи с реорганизацией:
- ф.1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» — 350 ед.хр. постоянного хранения, и 102 ед.хр. по личному составу;
- ф.1610 ГУ «Антимонопольная инспекция по Акмолинской области» — 17 ед.хр. постоянного хранения, 5 ед.хр. по личному составу;
- 1586 ГУ «Управление государственного архитектурно-строительного контроля Акмолинской области» — 7 ед.хр. постоянного хранения;
- № 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 60 ед.хр. постоянного хранения, 48 ед.хр. по личному составу;
- № 1561 РГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция лесного и охотничьего хозяйства Комитета лесного и охотничьего хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 118 ед.хр. постоянного хранения, 31 ед.хр. по личному составу;
- в связи с истечением срока ведомственного хранения:
— ф. 1553 РГУ «Государственный национальный природный парк «Кокшетау» — 135 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1025 ГУ «Акмолинский областной суд» — 120 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1421 Акмолинский областной филиал АО «Народный банк Казахстана» — 158 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 1508 ГУ «Акмолинская областная инспектура по сортоиспытанию сельхоз-культур» — 260 ед.хр. постоянного хранения;
В связи с приобретением документов по истории Акмолинской области от исследователя военной истории Д. Игсатовой принято в фонд № 1115 «Коллекция документов по истории Акмолинской области» — 1 ед.хр.
Всего принято 1412 ед.хр., в том числе 1226 ед.хр. документов постоянного хранения, 186 ед.хр. по личному составу.
Также приняты документы временного срока хранения:
- фонд № 1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» в количестве — 184 ед.хр. временного хранения;
- фонд № 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 263 ед.хр. временного хранения;
Всего принято: 447 ед.хр. временного хранения.
Создано два новых фонда с № 1610 по № 1611:
1)№ 1610 ГУ «Антимонопольная инспекция по Акмолинской области»;
2)№ 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан».
В течение квартала была продолжена работа по переработке описей фонда № 25 «Целиноградский райком Компартии Казахстана»:
- по описи числится — 2670 ед.хр., взято в обработку — 338 ед.хр., всего переработано 338 ед.хр.
Проведена экспертиза ценности документов временного срока хранения, находящихся на государственном хранении 7 фондов — 345 ед.хр.:
- РГП «Уранликвидрудник» — 14 ед.хр.
- Костанайского подразделения ликвидационной комиссии АО «Наурыз Банк Казахстан» — 2 ед.хр.
- Акмолинского подразделения ликвидационной комиссии АО «Наурыз Банк Казахстан» — 18 ед.хр.
- Акмолинский филиал АО «Страховая компания Эко Полис» — 38 ед.хр.
- ГУ «Управление по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, организации предупреждения и ликвидации аварий и стихийных бедствий Акмолинской области» — 45 ед.хр.
- ГУ «Департамент по миграции по Акмолинской области» — 44 ед.хр.
- ГУ «Департамент по защите прав детей» — 27 ед.хр.
- ГУ «Департамент Агентства РК по делам госслужбы по Акмолинской области» — 157 ед.хр.
Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» — 45 фондов.
Проводится работа по набору описей в электронном формате Excel — 145697 ед.хр.
За отчетный период работникам архива из архивохранилищ выдано — 3173 ед. хр.
Два раза в неделю осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом с помощью контрольно-измерительных приборов, показания фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
Ежемесячно проводится дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ.
2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В течение первого квартала 2016 года работа отдела контроля за ведомственными архивами была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах.
Подготовлено и согласованы ЭПМК управления номенклатуры дел (11),
1. Акмолинский областной филиал АО «Народный Банк Казахстана»;
2. ГУ «Аппарат Акима Акмолинской области»;
3. ГУ «Управление архитертуры и градостроительства Акмолинской области»;
4. КГУ «Музей литературы и искусства Управления культуры Акмолинской области»;
5. ГУ «Управление по инспекции труда Акмолинской области»;
6. ГУ «Управление молодежной политики Акмолинской области»;
7. ГУ«Территориальный департамент Комитета атомного и энергетического надзора и контроля Министерства энергетики РК».
8.ГУ «Управление по делам религии Акмолинской области»;
9.ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
10.ГУ «Акмолинский областной центр по профилактике и борьбе со СПИДом» Управления здравоохранения Акмолинской области»;
11.ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора».
Подготовлены и согласованы отделом номенклатуры дел (8),
- Филиал РГП на ПХВ «Центр обслуживания населения по Акмолинской области»;
- КГУ «Областная психолого-медико-педогогическая консультация»;
- Филиал ГУ «Казаэронавигация» Акмолинской области;
- ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области»;
- КГУ «Центр анализа и развития межконфессиональных отношений» при Управлении по делам религии Акмолинской области.
- РГУ «Государственная фельдъегерская служба РК»;
- ГУ«Территориальный департамент Комитета атомного и энергетического надзора и контроля Министерства энергетики РК».
— АО «Казагрофинанс»;
Оказана практическая и методическая помощь для согласования ЭПМК управления номенклатура дел ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» и актов о выделении к уничтожению документов (2):
- РГКП «Государственный центр по выплате пенсии» по Коргалжинскому району;
- РГКП «Государственный центр по выплате пенсии» операционного отдела Акмолинского областного филиала.
Подготовлены и согласованы ЭПМК положения о ведомственном архиве и положения об экспертной комиссии на государственном и русском языках (6):
1. ГУ «Управление архитертуры и градостроительства Акмолинской области»;
2. ГУ «Управление по делам религии Акмолинской области»;
3. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора»;
4. АО Национальная компания «Қазақстан темiр жолы»;
5. ГУ «Департамент государственных доходов Акмолинской области»
6. ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области».
Подготовлены и согласованы ЭПМК управления правила по ведению делопроизводства на государственном и русском языках (2):
1. ГУ «Управление архитектуры и градостроительства Акмолинской области»;
2. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора»;
Подготовлены и сданы на утверждение ЭПМК положения о ведомственном архиве и об экспертной комиссии на государственном и русском языках (3)
-Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы»;
-ГУ«Акмолинская областная территориальная инспекция лесного и животного мира Комитета лесного и животного мира Министерства СХ РК;
-ГУ «Кокшетауский технический институт Министерства по ЧС РК».
Подготовлены правила по ведению делопроизводства на государственном и русском языках (2):
-ГУ«Акмолинская областная территориальная инспекция лесного и животного мира Комитета лесного и животного мира Министерства СХ РК;
-Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы»;
Подготовлены и сданы на утверждение ЭПМК (3) описи постоянного хранения
- АО «Народный Банк Казахстана»;
- ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
- ГУ «Управление экономики и бюджетного планирования Акмолинской области»;
Вернули на доработку акты (2) о выделении к уничтожению документов:
- ММ «Ақмола облыстық сот кеңсесi»;
- ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
Отделом проверены номенклатуры дел и возвращены на доработку: (15):
— ГУ «Управление физической культуры и спорта Акмолинской области»
— КГУ «Областной учебно — методический кабинет»;
— РГКП «Центр судебной экспертизы»;
— ГКП на ПХВ «Перинатальный центр»;
— ГКП на ПХВ «Областной кожно- венерологический диспансер»;
— АО «Казагрофинанс»;
— КГУ «Акмолинская областная база специального медицинского снабжения»;
— ГУ «Управление здравоохранения Акмолинской области»;
— ГКП на ПХВ «Областной онкологический диспансер»;
— ГККП «Акмолинский областной противотуберкулезный диспансер им. Коныратбека Курманбаева»
— ГКП на ПХВ «Поликлиника ВОВ»;
— Филиал АО «Национальный центр экспертизы и сертификации»;
— ГУ «Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог Акмолинской области»;
— РГП на ПХВ «Казгидромет»;
— ГУ «Департамент государственного имущества и приватизации Акмолинской области».
Так же руководителем отдела проведен внеплановый семинар — совещание в Акмолинском областном суде на тему «Научно- техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу, и сдача описей на утверждение ЭПМК, прием документов на государственное хранение»
Все организаций и учреждения были информированы о подготовке к паспортизации, так как они являются источниками комплектования НАФ РК государственного архива Акмолинской области. Отделом ведомственного контроля были подготовлены и отправлены 130 писем в организации по паспортизации и были дополнительно вручены нарочно.
На данный момент готовые паспорта сдали 6 организации.
Экспертом проверены документы «Кокшетауские минводы», опись по личному составу ТОО «Подлесное», акт и описи постоянного хранения ГУ «Енбекшильдерский райсуд», номенклатура дел ГУ «Государственный архив Сандыктауского района», акт о выделении к уничтожению документов Кокшетауского городского суда, номенклатура дел ГУ «Государственный архив Бурабайского района», на описи № 1 постоянного хранения за 2010-2012 годы, Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико- математического направления в г. Кокшетау» АО «Назарбаев Интеллектуальные школы», опись № 1,2-л личного состава, акт о выделении к уничтожению документов, опись № 2 постоянного хранения за 2008год, ГУ «Енбекшильдерский районный суд», Акмолинской области, акт № 2, на опись № 1 –л дел по личному составу за 2007-2014 годы, ТОО «Подлесное», на Положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии АО «Тыныс» на государственном и русском языках.
Дополнительно к плану отделом внесены в программу Excel 35 тыс. описи дел.
Работникам делопроизводственных служб были проведены консультации и методическая помощь в оформлении ОРД, систематизации и сохранности документов в учреждениях и организациях.
Также в течение первого квартала постоянную консультацию давали представителям делопроизводственных служб в количестве 130 учреждений и организаций областного значения.
Определенная часть рабочего времени была потрачена на оказание методической помощи в составлении номенклатур дел, научно-технической обработке документов учреждениям и организациям, не являющимся источниками комплектования облгосархива, но имеющих статус областных.
3.Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
Отделом информации и использования документов проведена следующая работа.
Направлено информационное письмо в Акмолинскую областную больницу о истории возникновения /90 лет назад/ Кокшетауской трахоматозной больницы, ныне офтальмологическая больница.
Определенная работа выполнена по публикациям в средствах массовой информации статей работников архива, подготовлено 4 статьи. В журнале «Казақстан мұрағаттары» «Архивы » № 4 за 2015 год опубликована статья (1) «Мир и согласие в общем доме», посвященная 20-летию Ассамблеи народа Казахстана (автор Салык Г.Д.). В газете «Степной маяк» от 17.03.2015 опубликована статья (2), посвященная 100-летию Кантарбаева Ташкенбая Кантарбаевича, советского, партийного работника, в годы войны 1-го секретаря Кокчетавского райкома партии. Подготовлены и отданы в редакцию газет статьи к 95-летию крестьянского восстания 1922 года, об ученом Утельбае Жумабаеве, репрессированном в 30-е годы.
Подготовлена виртуальная выставка, посвященная 55-летию освоения космоса.
Подготовлен материал по облгосархиву для книги об истории архива — тексты по разделам в количестве 8 страниц, фотографии.
За отчетный период проводилась исследовательская работа для выставки в выставочном зале по истории Акмолинской области. Разработан тематический план экспозиции, продолжается поиск документов для выставки облархива, отобрано 230 материалов. В целях дополнения к документам облархива отправлены запросы в Центральный архив РК, архивы г. Кокшетау, Степногорска, Буландынского района с просьбой о предоставлении документов.
17 февраля в ЦОНе № 1 работники отдела информации и использования документов провели семинар-совещание по государственной услуге «Выдача архивных справок»: рассматривались вопросы по увеличению числа запросов через Центры обслуживания населения, улучшения качества госуслуги. Для наглядности материала использовался видеопроектор. Присутствовало 45 человек.
На семинаре в ЦОН № 1 по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». 17.02.2016
Велась работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 250 карточек.
На 17.03.2015 исполнено 390 запросов от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера. Из них: социально-правового — 358, в том числе через ЦОН — 101, через ПЭП — 66 запросов тематического –24, генеалогического — 8.
Кроме того, от центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов поступило 158 запросов.
Социально-правового характера: положительных — 75, отрицательных — 60
непрофильных — 243
Тематического характера: положительных — 16, отрицательных — 8.
Генеалогического характера: положительных –3, отрицательных — 4,
непрофильных — 1.
Запросы центральных государственных органов,
загранучреждений, местных исполнительных органов
положительных — 20
отрицательных — 22
непрофильных — 116.
В читальном зале работало 16 исследователей, зарегистрировано 55 посещений, выдано 290 единицы хранения, выполнено 25 копий. Темы исследовательских работ «Система образования Акмолинской области за 1920-1997 годы», «Социально-экономическое положение в 20-е годы», о репрессиях народов и их переселении в Северный Казахстан, история школы в с. Жамантуз, генеалогические и другие исследования.
4. Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий за 1 квартал 2016 года была проведена следующая работа:
Сканирование документов составило175 ед.хр. (25710 листов);
Установка актуальных обновлений программного обеспечения — 20;
Подшивка дел — 167 ед.хр. — 24818 листа;
Сканирование и обработка по заказу сотрудников и посетителей — 872 листа;
Пополнение БД «Ветеран труда» — 125 фамилий;
Обработка цифровых данных — 24818 изображений;
Исследование документов для выставки «История архива Акмолинской области» — 17 листов;
Исследование документов для сборника «История организации и учреждении Акмолинской области» — 3 листа;
Сбор документов для статьи «Голод в Акмолинской области (1921-1922)» — 35 листов;
Внесение данных описи в MS Excel — 6697 заголовков;
Перевод изображения с помощью программы Adobe Reader в текст формата doc и docx — 100 листов;
Консультация сотрудников по работе в программе MS Excel;
Ремонт компьютеров — 2 шт;
Дизайн и оформление выставок, книг — 2;
Поздравительные открытки — 5 листов;
Заправка картриджей — 15 шт.
4.Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
За отчетный период продолжена работа по своевременному информированию работников государственного архива о передовом опыте работы в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Введены новые правила, проводятся занятия по изучению типовых правил. Делопроизводство в областном архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За 1-ый квартал 2016 года подготовлены 20 аутентичных приказов по основной деятельности, 37 — по личному составу, 5 — по финансово-хозяйственным вопросам, дисциплинарным взысканиям.
Проведено 3 заседания комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
Пояснительная к отчету:
В связи с нехваткой фотопленок план по записи и проявки 2-х фотопленок за 1-ый квартал 2016 года выполнен не полностью. Денежные средства на пленки и проявочную жидкость будут выделены в апреле месяце, план по записи будет сделан по приобретению данных пленок.
