Казахстан сегодня успешно строит открытое гражданское общество. Одной из важных задач на этом пути является ориентация деятельности служащих на потребности людей, повышение качества и доступности государственных услуг, как важной составляющей демократического государства. Для достижения этой цели Правительством разработан ряд нормативно-правовых документов, созданы материальные условия по лучшим мировым стандартам. В свете современных требований у нас многое изменилось. Ушло в прошлое многочасовое ожидание в очередях, беготня по различным инстанциям, равнодушие в лицах многочисленных клерков. Не исключением стала и архивная сфера. С 2009 года архивные учреждения республики работают в рамках стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок».
Ежедневно в облгосархив поступают десятки запросов из разных концов нашей Республики, СНГ и Балтии, Германии, Греции, Польши, Израиля, Канады — стран, где волею судеб оказались наши бывшие соотечественники. Граждане обращаются за подтверждением трудового стажа, сведениями о заработной плате, учебе, рождении, о нахождении в эвакуации, репрессиях, награждениях, об имущественных правах и другим вопросам. Немалое число запросов связано с многочисленными изменениями территориального характера, переименованиями административных единиц, предприятий и учреждений. Еще недавно за архивной справкой люди отбивали пороги архивов, отправляли письма через почтовую связь. Сейчас возможности подачи заявлений значительно расширились. Сегодня архивные сведения можно получить без томительного ожидания в центрах обслуживания населения, которые работают в удобном для посетителей режиме, воспользовавшись возможностью интернета, через единый портал «электронное правительство», можно заказать архивную справку, даже не выходя из дома, в любое время суток.
Информационные технологии прочно вошли в практику работы архива. Несколько лет назад электронные запросы были редкостью, теперь они составляют добрую треть от общего числа заявлений. В государственном архиве Акмолинской области действует официальный интернет-сайт, вся необходимая информация размещена в разделе «Государственные услуги». На электронных страницах опубликован список фондов, путеводитель облгосархива, востребована рубрика «Вопрос — ответ». Для обеспечения мониторинга государственной услуги ведется электронная база данных «Е-акимат», которая позволяет в удаленном доступе обеспечить прозрачность хода исполнения запросов, и это помогает избежать возможных срывов.
Интернет расширил информационное поле потребителей архивной информации, поэтому не удивительно, что число запросов год от года растет. Если в 2009 году госархив Акмолинской области поступило чуть более тысячи обращений, то в 2013 году их насчитывалось уже более полутора тысяч, последние годы эта цифра уверенно перешагнула двухсоттысячный рубеж. Для информационного обеспечения пользователей в облгосархиве действует специальное структурное подразделение — отдел использования документов и выдачи архивных справок. Исполнение запросов — дело очень ответственное, ведь за строчками стандартных заявлений стоят люди, которым архивные сведения помогают обеспечить социальные гарантии, позволяют улучшить материальное положение, проливают свет на «белые пятна» семейных историй. Кроме того, дело это кропотливое, иногда из-за одной фразы в тексте перелистываются тысячи страниц архивных дел. Важная составляющая требований госуслуги — соблюдение сроков, на исполнение запроса отводится 11 рабочих дней, в исключительных случаях, оговоренных стандартом, не более 30 календарных дней. Напряженная работа сторицей окупается — ведь получатели архивных справок, заверенных архивных копий становятся обладателями легитимных документов, которые принимаются в любой стране мира и действуют наравне с оригиналами. Архивистам приятно сознавать, что их труд приносит пользу людям. Вот строки из книги отзывов и пожеланий облгосархива: «Мы благодарны всему коллективу за поиск и нахождение свидетельства о рождении Клепиной З. А. Нам, родственникам, было важно узнать, откуда она родом, ее родителей. Спасибо за память, которую хранят наши архивы, и вам, которые воссоздают нашу историю». Вспоминается недавний случай в практике нашей работы, когда шестидесятитрехлетний мужчина по нашим документам впервые узнал свое настоящее имя, фамилию, национальность.
В настоящее время архивы Казахстана стоят на пороге глобальных перемен. Как известно, принята Государственная программа «Информационный Казахстан — 2020», ставящий целью создание условий для перехода к информационному обществу. В рамках данного проекта планируется создание Единой системы электронных архивов, которая позволит получить доступ к любому виду архивных документов через сети Интернет. В прошлом году госархивы Республики провели масштабную работу по оцифровке описей документов, которые в скором будущем будут размещены в открытом доступе. Одним словом, делается все возможное для того, чтобы архивы были доступны и служили людям.
Ольга Полёткина, начальник отдела
государственного архива Акмолинской области
